Secretario financiero

Los secretarios financieros llevan a cabo un trabajo de oficina que implica la manipulación de cifras con gran exactitud. Funciones varían según la empresa o persona para la que trabajan. Puede que tengan que preparar las facturas, cobrar pagos y calcular salarios. Mantienen los registros y verifican los balances y estados de cuentas.

Los secretarios financieros trabajan en oficinas. Su trabajo varía según la empresa o persona para la que trabajen, pero todos se dedican al cálculo y a la manipulación de cifras. Algunos trabajan con dinero en efectivo.

Los secretarios de finanzas y contabilidad pueden calcular el coste total de los productos o servicios solicitados por los clientes, teniendo en cuenta los costes de tiempo, mano de obra, gastos generales y materiales. A continuación, preparan una factura para enviarla al cliente, y preparan el registro de los cobros. Se encargan de mantener registros precisos de todas las facturas enviadas, y también pueden presentar copias de los documentos. Esta tarea se llama trabajo libro de deudas.

Pueden registrar el coste de las compras realizadas por su empresa y enviar los pagos de bienes y servicios recibidos. Esto se llama libro de ventas. Para cada conjunto de costes, prepara un análisis, declaración o informe para el personal de supervisión. Pueden ponerse en contacto con clientes o proveedores para discutir los pagos pendientes o los créditos.

Llevan un registro de las transacciones financieras que se realizan cada día. Antes de examinar las cuentas de los auditores independientes de la compañía, preparan un balance de prueba (el acuerdo o la diferencia entre el crédito y de débito en una cuenta). También deben calcular y preparar el IVA, el impuesto de sociedades y declaraciones de auditoría, o que tienen la responsabilidad del control de existencias de la compañía.

Los secretarios financieros utilizan calculadoras y ordenadores, a menudo con paquetes de software de contabilidad especializados, para ayudarles con su trabajo.
Por ejemplo, puede ser que deban:

• Introducir datos.
• Ejecutar informes.
• Utilizar hojas de cálculo o bases de datos.
• Preparar cartas o correos electrónicos.

Los secretarios financieros calculan los salarios en función del número de horas trabajadas (incluidas las horas extras), las tasas de pago y deducciones, tales como el porcentaje de cotización a la Seguridad Social, los pagos de impuestos, los pagos de préstamos estudiantiles y las contribuciones de las pensiones. Preparan paquetes de salarios y nóminas, y mantienen un registro de todos los salarios pagados.

También deben revisar formularios de gastos de viaje o de reclamaciones presentadas por los miembros del personal, y hacer los trámites necesarios para pagarlos, en cuyo caso, podrían mantener y dar cuenta de pequeñas cantidades de dinero en efectivo.

En las empresas pequeñas, los secretarios financieros podrían estar involucrados en todas estas funciones, mientras que en empresas más grandes, pueden especializarse en una o dos funciones.

Un secretario financiero tendrá que tener:

• Habilidades numéricas.
• Buenas habilidades de comunicación.
• Una metodología de trabajo organizada, metódica y lógica.
• Habilidades de trabajo en equipo.
• Habilidades de TIC y de mecanografía (el conocimiento sobre la utilización de hojas de cálculo, correo electrónico y bases de datos son de gran utilidad)

Debe ser capaz de:

• Prestar mucha atención a los detalles.
• Mostrar iniciativa propia para resolver problemas.
• Tratar con los clientes cara a cara y por teléfono.
• Utilizar equipamientos de oficina, como las fotocopiadoras.

• Aptitudes para manejar efectivo.
• Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
• Buen trato por teléfono.
• Calcula cuántos impuestos debe pagar la compañía.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de tomar la iniciativa.
• Contacta con los clientes y proveedores para hablar sobre pagos.
• Destrezas en informática.
• Elabora balances de comprobación.
• Habilidad en mecanografía.
• Habilidad para los números.
• Habilidad para resolver problemas.
• Habilidad para trabajar con hojas de cálculo.
• Habilidades comunicativas.
• Habilidades interpersonales.
• Introduce datos.
• Lleva el libro de compras.
• Lleva el libro de ventas.
• Lleva el registro del dinero que entra y sale.
• Lleva informes.
• Metódico.
• Organizado.
• Paga los sueldos del personal.
• Realiza las facturas y las envía a los clientes para que las paguen.
• Redacta cartas y e-mails.
• Sensato.
• Supervisa y paga solicitudes de reembolso de gastos de viaje.
• Trabaja con cifras y cálculos.
• Trabaja con dinero.
• Trabaja en equipo.
• Utiliza hojas de cálculo y bases de datos.
• Utiliza programas de contabilidad.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Certificado Profesional en Asistencia a la Dirección
• Doble Grado en ADE y en Finanzas y Contabilidad
• Formación en Gestión de Nóminas y Seguros Sociales
• Grado en Gestión Aplicada
• Máster Oficial en Finanzas
• Técnico Superior de FP en Asistencia a la Dirección