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¿Qué es un Secretario ejecutivo?
Los secretarios ejecutivos o secretarias ejecutivas desarrollan un rol operativo y estratégico dentro de las organizaciones, implicado en el apoyo y preparación para la toma de decisiones de la dirección.
Son profesionales altamente cualificados, competentes en leyes corporativas, finanzas, secretaría general, organización empresarial y gestión administrativa.
Desempeñan funciones de consejo a la junta sobre decisiones empresariales, planificación estratégica corporativa, coordinación y mejora de protocolos internos, actualización y asesoría legal, gestión de proyectos o dirección de actividades administrativas, de contratos, finanzas o cuentas.
Además, un secretario o asistente ejecutivo también puede asumir funciones propias de un asistente de dirección. En algunas empresas se refieren a ambas posiciones de forma indistinta.
Funciones de un Secretario ejecutivo
- Prestar consejo legal en reuniones, conflictos de intereses y nueva legislación.
- Asesorar con conocimientos especializados en áreas como administración, contabilidad y finanzas, recursos humanos, logística u operaciones.
- Asistir en la planificación y ejecución de estrategias corporativas, así como en la negociación de contratos.
- Recopilar información, analizar datos y elaborar informes detallados o presentaciones para la dirección.
- Diseñar protocolos para mejorar la eficiencia en el funcionamiento y la comunicación interna de la empresa.
- Actuar como enlace y coordinación entre la dirección y otros departamentos de la empresa, accionistas, proveedores o clientes.
- Gestionar proyectos o equipos en representación del ejecutivo.
- Preparar reuniones, redactar el orden del día y recoger el acta.
- Organizar viajes, eventos y logística para el equipo directivo.
- Gestionar la correspondencia y la comunicación de los altos cargos, filtrando la información y visitas antes de trasmitirlas al ejecutivo.
- Garantizar la confidencialidad y discreción de los asuntos empresariales.
Perfil profesional de un Secretario ejecutivo
Intereses
Los secretarios ejecutivos suelen tener interés por:- Interés por las empresas y los negocios.
- Desempeñar trabajos dinámicos, de orden y precisión.
- Trabajar en contacto directo con otras personas.
- Asumir un rol de asistencia, con autonomía y responsabilidad.
- Coordinar a personas y distribuir tareas.
- Realizar tareas administrativas, de organización y de gestión.
- Asesorar sobre cuestiones legales y empresariales.
- Participar en decisiones estratégicas.
Competencias
Un asistente ejecutivo debe contar con capacidades técnicas como:- Dominio de la comunicación y adecuación del lenguaje a empleados, directivos, accionistas, clientes o relaciones públicas.
- Habilidades de negociación.
- Conocimiento de seguridad de sistemas de información y confidencialidad.
- Elaboración de informes y presentaciones.
- Capacidad para comprender situaciones legales complejas.
- Conocimientos jurídicos de confección de contratos comerciales y laborales.
- Conocimientos avanzados de contabilidad, finanzas y fiscalidad.
- Conocimientos de recursos humanos y legislación laboral.
- Capacidades para el desarrollo de protocolos empresariales.
- Conocimiento del sector y particularidades del funcionamiento interno de la empresa.
- Capacidad para la gestión de proyectos.
- Comunicación oral y escrita en, como mínimo, un idioma extranjero. El inglés y otra lengua como, por ejemplo, el alemán o el francés.
- Conocimientos de inglés técnico empresarial.
- Dominio de programas de ofimática como Word y Excel.
- Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
- Dominio de procedimientos de registro, archivo y gestión documental, con programas como ERP.
- Planificación y organización
- Comprensión y expresión escrita
- Análisis y resolución de problemas
- Diseño y gestión de proyectos
- Toma de decisiones
- Visión estratégica
- Autonomía
- Inteligencia emocional
Rasgos de personalidad
Algunos aspectos de personalidad habituales en esta profesión son:- Asertividad
- Proactividad
- Discreción
- Empatía
- Flexibilidad
- Meticulosidad
- Puntualidad
- Responsabilidad
- Tolerancia al estrés
Estudios para ser Secretario ejecutivo
A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros
cursos
más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.