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¿Qué es un Secretario?

 Los secretarios y las secretarias prestan apoyo en la gestión administrativa, organizativa y operativa de las organizaciones.

Facilitan la comunicación y coordinación para garantizar la fluidez y eficiencia en el funcionamiento de una empresa, así como la confidencialidad de la información.

Desarrollan su actividad en oficinas y despachos, actuando como enlace de su área con el resto de los departamentos, directivos, empleados, clientes o proveedores.

Según las necesidades del área o el sector laboral su rol puede variar, ocupan puestos de secretario o asistente más específicos, como pueden ser:

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Funciones de un Secretario

  • Prestar apoyo administrativo al servicio de directivos, pequeños equipos o departamentos de la empresa.
  • Tramitar, registrar y archivar expedientes y formularios.
  • Organizar la base de datos del archivo, de forma que se pueda consultar la información fácilmente cuando se requiera.
  • Asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos personales e información sensible o estratégica.
  • Programar citas o reuniones y coordinar agendas.
  • Organizar la logística de eventos corporativos o viajes de directivos y trabajadores.
  • Supervisar y hacer seguimiento de la actividad del equipo, cumplimiento de plazos y coordinación con otras áreas o contactos externos.
  • Gestionar las comunicaciones internas y externas, dirigiendo los mensajes o documentos a la persona adecuada.
  • Atender las llamadas telefónicas y el correo electrónico o postal, respondiendo las consultas y derivando cuando corresponda.
  • Puede realizar tareas de recepción, atendiendo y dirigiendo las visitas.
  • Levantar actas en las reuniones y transcribir notas o audios.
  • Redactar y preparar informes, presentaciones y documentación jurídica o administrativa para la aprobación y firma de los responsables.
  • Realizar tareas de facturación, contabilidad básica o gestión del inventario, según las necesidades de la empresa.
  • Según la empresa, se precisa de un secretario o secretaria bilingüe que pueda interpretar documentos, traducir comunicaciones y expresarse en varias lenguas extranjeras.

Perfil profesional de un Secretario

Intereses

Los secretarios o secretarias suelen tener interés en:

 

  • Desempeñar un trabajo dinámico.
  • Tratar con personas, atender clientes y transmitir las comunicaciones internas.
  • Asumir un rol de asistencia, con autonomía y responsabilidad.
  • Realizar tareas administrativas, de organización y de gestión.
  • Manejar agendas y coordinar personas.

Competencias

Un secretario debe contar con diferentes habilidades y capacidades técnicas:

  • Aptitudes de calendarización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
  • Capacidad de adecuación de la comunicación a directivos, clientes y profesionales.
  • Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
  • Capacidades para la elaboración y adaptación de informes y presentaciones.
  • Conocimiento de los procedimientos administrativos para la cumplimentación de documentación en los organismos públicos.
  • Conocimientos de contabilidad, finanzas y fiscalidad.
  • Conocimientos de recursos humanos y legislación laboral.
  • Conocimiento del sector y particularidades del funcionamiento interno de la empresa.
  • Comunicación oral y escrita en, como mínimo, dos idiomas extranjeros. El inglés y otra lengua como, por ejemplo, el alemán o el francés.
  • Conocimientos de inglés técnico corporativo.
  • Dominio de programas de ofimática como Word y Excel.
  • Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
  • Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas como ERP.

Además, es conveniente que una secretaria cuente con las siguientes competencias transversales:

  • Adaptación y flexibilidad.
  • Planificación y organización.
  • Análisis y síntesis.
  • Comprensión y expresión escrita.
  • Expresión oral positiva.
  • Trabajo en equipo. 
  • Autonomía.
  • Competencia digital.
  • Conocimiento de lenguas extranjeras.

Rasgos de personalidad

Por otro lado, algunos aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:

  • Dinamismo.
  • Proactividad.
  • Meticulosidad.
  • Discreción.
  • Amabilidad.
  • Compromiso.
  • Puntualidad.
  • Empatía.
  • Sociabilidad.
  • Tolerancia al estrés.
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Estudios para ser Secretario

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.
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