¿Qué es un Responsable de documentación sanitaria?
Los responsables y las responsables de documentación sanitaria son los profesionales especializados en la gestión, organización y protección de la información clínica relativa a pacientes y a proyectos de investigación en servicios sanitarios.
Pueden trabajar tanto en atención primaria como especializada, en centros médicos privados y en instituciones públicas como hospitales y centros de investigación.
Los técnicos superiores en documentación sanitaria garantizan el correcto almacenamiento, clasificación y recuperación de los datos médicos.
También realizan la codificación de diagnósticos y procedimientos según normativas vigentes, la gestión del archivo de historias clínicas y la supervisión del cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Las responsabilidades de este profesional varían según el centro específico y el tamaño del servicio de salud en el que trabajan.
En algunos casos los técnicos superiores en documentación sanitaria pueden ejercer tareas propias de un secretario médico, atendiendo a los pacientes cuando llegan al centro y organizando la agenda del servicio.
Los responsables de documentación sanitaria suelen ejercer sus funciones bajo la supervisión de un profesional de la salud o de un superior administrativo, y también pueden coordinar los recursos humanos requeridos para el desarrollo de un proyecto sanitario.
Funciones de un Responsable de documentación sanitaria
Algunas de las funciones que puede llevar a cabo este profesional son:
- Identificar y elaborar los documentos requeridos para el correcto funcionamiento de un centro sanitario.
- Actualizar y cumplimentar registros administrativo-clínicos con datos de pacientes relativos a ingresos, altas y tratamientos.
- Revisar historiales, recetas e informes médicos para que toda la información sea correcta y cumpla la normativa establecida.
- Identificar y elaborar los documentos requeridos para el correcto funcionamiento de un centro sanitario aplicando la normativa de protección de datos.
- Tramitar altas hospitalarias y derivaciones de pruebas con los programas informáticos adecuados.
- Interpretar procedimientos diagnósticos y terapéuticos identificando las fases del proceso asistencial.
- Detectar errores y duplicidad de información en la documentación clínica.
- Codificar diagnósticos y procedimientos médicos según los estándares internacionales de salud aplicando con corrección la terminología clínica adecuada.
- Proteger la privacidad de los pacientes, asegurándose de que solo el personal sanitario autorizado pueda acceder a su información clínica.
- Coordinar equipos de trabajo que participen en el desarrollo de proyectos de documentación y administración sanitaria.
- Seleccionar la información más relevante sobre diagnósticos y tratamientos para facilitar su uso por parte de los profesionales de salud.
- Atender y orientar a pacientes y familiares, explicando de manera clara cualquier duda sobre su proceso asistencial.
Perfil profesional de un Responsable de documentación sanitaria
Intereses
Las personas que ejercen como responsable de documentación sanitaria suelen tener los siguientes intereses:
- Contribuir al buen funcionamiento de servicios médicos.
- Trabajar conjuntamente con otros profesionales de la salud.
- Clasificar documentación sanitaria.
- Organizar y clasificar informes médicos.
Competencias
Una responsable de documentación sanitaria debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas:
- Conocimiento detallado de los recursos y funcionamiento del centro sanitario en el que trabaja.
- Conocimiento de sistemas de gestión de información sanitaria, incluyendo software de gestión de historias clínicas electrónicas y bases de datos sanitarios.
- Dominio de programas de ofimática para la creación de informes y documentos administrativos de uso habitual en el centro sanitario.
- Conocimiento detallado de la normativa de codificación de datos clínicos vigente, de protección de datos y gestión documental.
- Habilidad en codificación de información sanitaria, utilizando sistemas de clasificación como la CIE (Clasificación Internacional de Enfermedades).
- Conocimiento de terminología médica y clínica relativa a los diferentes aparatos y sistemas del cuerpo humano, así como a diagnósticos y tratamientos de todo tipo de patologías.
- Aplicación de los protocolos de acceso y control de datos para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información sanitaria.
- Competencia en la gestión de procesos de admisión, altas y asignación de recursos sanitarios aplicando criterios de eficiencia y calidad.
- Supervisión y liderazgo de equipos de trabajo, distribuyendo tareas y garantizando la correcta ejecución de los procesos documentales.
- Dominio de la gestión del Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD), garantizando la correcta codificación y explotación de información.
- Aplicación de técnicas básicas de apoyo psicológico adaptadas a la edad y necesidades de los pacientes y familiares.
- Autonomía.
- Planificación y organización.
- Trabajo en equipo.
- Comprensión y expresión escrita.
- Competencia digital.
- Expresión oral positiva.
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los rasgos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Dinamismo.
- Proactividad.
- Meticulosidad.
- Responsabilidad.
- Discreción.
- Amabilidad.