¿Qué es un recepcionista de hotel?
Los recepcionistas y las recepcionistas de hotel son los profesionales encargados de recibir y atender a los huéspedes de un hotel.
Las responsabilidades de este profesional pueden variar según el tamaño y tipo de hotel. Suelen dar la bienvenida a los clientes, realizan el check-in y check-out de los huéspedes, atienden llamadas y proporcionan información a los visitantes, todo ello con el objetivo de que tengan una estancia placentera.
También realizan tareas como organizar y archivar documentación de los huéspedes, realizar cobros de los servicios del hotel y mantener una comunicación activa con los clientes.
En la mayoría de hoteles la profesión requiere de dominio de idiomas, en especial el inglés, pero también francés o alemán, entre otros.
Dependiendo del tamaño y organización del hotel puede haber otros perfiles en esta área profesional, con diferentes grados de responsabilidad, como los ayudantes de recepción o los jefes de recepción.
Funciones de un recepcionista de hotel
Las funciones de un recepcionista de hotel suelen ser muy variadas:
- Atender y dar la bienvenida a los huéspedes cuando llegan al hotel.
- Mantener una comunicación efectiva con los clientes en diferentes idiomas. El inglés es el idioma más requerido en las ofertas de empleo.
- Realizar el registro de entrada y salida del hotel (check-in y check-out), verificando la identidad de los clientes.
- Gestionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos, dando respuesta a las demandas o derivándolas a los departamentos correspondientes.
- Proporcionar información a los visitantes de los servicios y normas del hotel.
- Gestionar reservas y cancelaciones de servicios del hotel, verificando la disponibilidad de habitaciones.
- Proporcionar las llaves o tarjetas de acceso a las habitaciones e indicaciones para moverse por el hotel a los huéspedes.
- Atender peticiones que contribuyan a mejorar la experiencia del usuario, como ropa de cama extra, servicio despertador, etc.
- Cobrar pagos de servicios del hotel y emitir facturas.
- Resolver de manera efectiva las quejas y problemas que puedan tener los huéspedes.
- Mantener el área de recepción ordenada.
- Ofrecer recomendaciones de interés sobre gastronomía, tiendas, atracciones turísticas o eventos locales a los huéspedes.
- Coordinar la admisión de los clientes con otros servicios como transporte, limpieza, mantenimiento o restauración, si es necesario.
- Realizar tareas administrativas básicas como escanear y archivar documentos.
- Comunicar a la dirección las incidencias o novedades que requieran de su intervención.
Perfil profesional de un recepcionista de hotel
Intereses
Las personas que ejercen como recepcionista de hotel suelen tener los siguientes intereses:
- Recibir y acompañar a los huéspedes durante su estancia.
- Favorecer experiencias turísticas y de alojamiento placenteras.
- Conocer a personas de diferentes nacionalidades y partes del mundo.
Competencias
Una recepcionista de hotel debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas:
- Capacidad de comunicación clara y efectiva con los clientes de forma oral y escrita.
- Dominio de herramientas TIC especializadas para la gestión de facturación y registro de huéspedes.
- Dominio de programas de gestión de reservas.
- Conocimiento detallado del hotel y de los servicios que ofrece.
- Dominio y fluidez en el uso de idiomas, en especial de la lengua inglesa.
- Conocimiento de la zona y actividades turísticas del entorno.
- Capacidad de organización y digitalización de documentos.
- Conocimiento detallado de la normativa relacionada con el hotel.
Además, es conveniente poseer las siguientes competencias transversales:
- Expresión oral positiva.
- Orientación al cliente.
- Conocimiento de lengua(s) extranjera(s).
- Autonomía.
- Trabajo en equipo.
- Competencia digital.
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los rasgos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Amabilidad.
- Proactividad.
- Responsabilidad.
- Tolerancia al estrés.
- Dinamismo.
- Discreción.