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Los recepcionistas y las recepcionistas son los profesionales encargados de recibir y atender a clientes, visitantes y personal externo en todo tipo de entidades y empresas.
Las responsabilidades y funciones de este profesional varían según el lugar de trabajo que ocupen. Pueden atender llamadas, proporcionar información a los visitantes o programar visitas médicas, entre otras.
Algunos de los entornos laborales que suelen requerir los servicios de un recepcionista son hoteles, restaurantes, consultas médicas, gimnasios, clínicas dentales u oficinas, entre otros. También en instituciones públicas como escuelas, hospitales o instituciones gubernamentales.
Dependiendo del tamaño y organización de la empresa puede haber categorías en esta área profesional, con niveles de responsabilidad distintos. Así, además del recepcionista algunas organizaciones cuentan con la figura del ayudante de recepción y del jefe de recepción, presentes sobre todo en hostelería y turismo.
Ten en cuenta que en algunas empresas las funciones de recepcionista las desempeñan trabajadores que están ejerciendo como administrativo, informador turístico o asistente de dirección, entre otros.
Dependiendo del lugar de trabajo que ocupen las funciones de una recepcionista varían. Algunas de las tareas que pueden llevar a cabo son:
- Recibir a las visitas presenciales, dar la bienvenida y atender a sus demandas.
- Atender a las llamadas telefónicas y derivarlas a la persona o departamentos correspondientes.
- Escribir y responder correos electrónicos o derivarlos al profesional correspondiente según las demandas requeridas.
- Mantener un control de las entradas y salidas de las instalaciones.
- Acompañar y dar indicaciones a los usuarios o clientes.
- Recibir y organizar la paquetería que llegue a la empresa o entidad.
- Organizar y archivar documentos o registros de clientes y proveedores.
- Mantener un control y atender reservas o citas.
- Realizar el registro de entrada y salida en un hotel (check-in y check-out).
- Preparar facturas y realizar cobros.
- Atender las preguntas y peticiones de los visitantes o clientes y gestionar las posibles quejas.
- Ofrecer y recomendar servicios de las propias instalaciones al cliente.
- Mantener actualizado el registro de información de paciente con los datos personales en centros de salud u hospitales.
- Revisar la documentación y archivar documentos, muestras médicas o resultados de pruebas en las carpetas correspondientes.
Intereses
Las personas que ejercen como recepcionista suelen tener los siguientes intereses:
- Recibir y acompañar a usuarios en diferentes tipos de empresas.
- Atender a llamadas telefónicas y gestionar el correo electrónico.
- Trabajar en equipo con otros departamentos y profesionales.
Competencias
Una recepcionista debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas dependiendo de sus responsabilidades y funciones:
- Capacidad de comunicación clara y efectiva con los clientes o usuarios del servicio.
- Dominio de programas de mensajería como correo electrónico y de paquetería.
- Conocimiento de programas informáticos específicos para la gestión de reservas médicas, turísticas o administrativas.
- Manejo de los programas Office.
- Conocimiento detallado de la organización y del contexto en el que se ubica para poder realizar recomendaciones a los visitantes.
- Digitalización de documentos.
- Dominio y fluidez en el uso de idiomas, en especial de la lengua inglesa.
Además, es conveniente poseer las siguientes competencias transversales:
- Autonomía.
- Expresión oral positiva.
- Orientación al cliente.
- Trabajo en equipo.
- Competencia digital.
- Conocimiento de lengua(s) extranjera(s).
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los rasgos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Amabilidad.
- Proactividad.
- Responsabilidad.
- Tolerancia al estrés.
- Meticulosidad.
- Certificado de Profesionalidad en Actividades Administrativas en la Relación con el Cliente
- Certificado de Profesionalidad en Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales
- Formación de Recepcionista de Hotel
- Técnico de FP en Gestión Administrativa
- Técnico Superior de FP en Gestión de Alojamientos Turísticos