Recepcionista

Los recepcionistas y las recepcionistas son los profesionales encargados de recibir y atender a clientes, visitantes y personal externo en todo tipo de entidades y empresas.

Las responsabilidades y funciones de este profesional varían según el lugar de trabajo que ocupen. Pueden atender llamadas, proporcionar información a los visitantes o programar visitas médicas, entre otras.

Algunos de los entornos laborales que suelen requerir los servicios de un recepcionista son hoteles, restaurantes, consultas médicas, gimnasios, clínicas dentales u oficinas, entre otros. También en instituciones públicas como escuelas, hospitales o instituciones gubernamentales.

Dependiendo del tamaño y organización de la empresa puede haber categorías en esta área profesional, con niveles de responsabilidad distintos. Así, además del recepcionista algunas organizaciones cuentan con la figura del ayudante de recepción y del jefe de recepción, presentes sobre todo en hostelería y turismo.

Ten en cuenta que en algunas empresas las funciones de recepcionista las desempeñan trabajadores que están ejerciendo como administrativo, informador turístico o asistente de dirección, entre otros.

Dependiendo del lugar de trabajo que ocupen las funciones de una recepcionista varían. Algunas de las tareas que pueden llevar a cabo son:

• Recibir a las visitas presenciales, dar la bienvenida y atender a sus demandas.
• Atender a las llamadas telefónicas y derivarlas a la persona o departamentos correspondientes.
• Escribir y responder correos electrónicos o derivarlos al profesional correspondiente según las demandas requeridas.
• Mantener un control de las entradas y salidas de las instalaciones.
• Acompañar y dar indicaciones a los usuarios o clientes.
• Recibir y organizar la paquetería que llegue a la empresa o entidad.
• Organizar y archivar documentos o registros de clientes y proveedores.
• Mantener un control y atender reservas o citas.
• Realizar el registro de entrada y salida en un hotel (check-in y check-out).
• Preparar facturas y realizar cobros.
• Atender las preguntas y peticiones de los visitantes o clientes y gestionar las posibles quejas.
• Ofrecer y recomendar servicios de las propias instalaciones al cliente.
• Mantener actualizado el registro de información de paciente con los datos personales en centros de salud u hospitales.
• Revisar la documentación y archivar documentos, muestras médicas o resultados de pruebas en las carpetas correspondientes.

Intereses

Las personas que ejercen como recepcionista suelen tener los siguientes intereses:

• Recibir y acompañar a usuarios en diferentes tipos de empresas.
• Atender a llamadas telefónicas y gestionar el correo electrónico.
• Trabajar en equipo con otros departamentos y profesionales.

Competencias

Una recepcionista debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas dependiendo de sus responsabilidades y funciones:

• Capacidad de comunicación clara y efectiva con los clientes o usuarios del servicio.
• Dominio de programas de mensajería como correo electrónico y de paquetería.
• Conocimiento de programas informáticos específicos para la gestión de reservas médicas, turísticas o administrativas.
• Manejo de los programas Office.
• Conocimiento detallado de la organización y del contexto en el que se ubica para poder realizar recomendaciones a los visitantes.
• Digitalización de documentos.
• Dominio y fluidez en el uso de idiomas, en especial de la lengua inglesa.

Además, es conveniente poseer las siguientes competencias transversales:

• Autonomía.
• Expresión oral positiva.
• Orientación al cliente.
• Trabajo en equipo.
• Competencia digital.
• Conocimiento de lengua(s) extranjera(s).

Rasgos de personalidad

Por otro lado, los rasgos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:

• Amabilidad.
• Proactividad.
• Responsabilidad.
• Tolerancia al estrés.
• Meticulosidad.

• Certificado Profesional en Actividades Administrativas en la Relación con el Cliente
• Certificado Profesional en Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales
• Certificado Profesional en Recepción en Alojamientos
• Formación de Recepcionista de Hotel
• Técnico de FP en Gestión Administrativa
• Técnico Superior de FP en Gestión de Alojamientos Turísticos

• Administrativo
• Asistente de dirección
• Auxiliar administrativo
• Recepcionista de hotel
• Recepcionista de un centro médico
• Responsable de documentación sanitaria