Organizador de eventos

Los organizadores de eventos se encargan de negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones. Organizan el lugar de celebración, el alojamiento y servicios como la hostelería y los viajes, dentro de un presupuesto. Se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas.

Dentro de un equipo de organización de eventos, cada profesional puede asumir tareas de una responsabilidad determinada, adaptadas a las competencias y titulación del trabajador que lleva a cabo esas funciones.

Organizan conferencias y exposiciones para diferentes tipos de eventos.

Organizan exposiciones comerciales de una temática concreta, que ofrecen la oportunidad para compradores y vendedores de encontrarse cara a cara, y para que los vendedores puedan mostrar sus productos o servicios directamente.

Planifican bodas, celebraciones de todo tipo y actos luctuosos.

Algunos organizadores de eventos deben manejar todos los aspectos de la planificación, organización y publicidad. Deben tener en claro quién es su público objetivo, y luego elaborar la mejor manera de darles a conocer el evento. Puede que deban encargar la elaboración de material de promoción, por ejemplo, revistas, periódicos, folletos, sitios web y publicidad por correo, para atraer a expositores y visitantes.

También pueden utilizar el correo electrónico, mensajes de texto y las redes sociales para promocionar sus eventos. Para las exposiciones más grandes que están abiertas al público, pueden trabajar con una agencia para crear publicidad en la televisión y/o en la radio.

Venden espacios de exposición y se aseguran de que las instalaciones cumplen con todos los requisitos, incluida la normativa de salud y seguridad.

Tienen que negociar con los administradores del espacio de la exposición, con los diseñadores y con las empresas de catering. Al final del evento, el organizador evalúa el éxito de la exposición averiguando la opinión de los expositores y visitantes, y analizando de las cifras de asistencia.

Algunos organizadores de eventos se especializan en un aspecto de su desarrollo, por ejemplo, en marketing, ventas u operaciones. Podrían estar involucrados en la gestión de riesgos o de seguros.

Los organizadores de eventos también están involucrados en la planificación, coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye:

• Encontrar y reservar lugares adecuados.
• Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad.
• Organizar las invitaciones y la publicidad.
• Procesar registros y pagos (a menudo se hace en línea)
• Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.

A menudo deben ayudar a establecer el programa de conferenciantes, talleres y actividades sociales asociadas a las conferencias.

A veces tienen que obtener el equipo técnico que necesiten los conferenciantes, y hacer arreglos para configurarlo. Esto puede incluir reproductores de vídeo, ordenadores, acceso a internet, iluminación especial y sistemas de sonido. También podrían ser responsables de organizar el transporte para los conferenciantes.
Además del trabajo de planificación, los organizadores tienen que asegurarse de que los eventos sin problemas y de que se ajustan a los presupuestos. A menudo asisten a la exposición o conferencia, supervisan el registro, controlan los altavoces y se aseguran de que los eventos se realizan a tiempo, por ejemplo. Tienen que actuar con rapidez si surgen problemas o cuando alguien hace una petición inesperada.

A menudo, organizan y coordinan más de un evento a la vez. Los organizadores con más experiencia a menudo están especializados en la organización de determinados tipos de eventos, por ejemplo, grandes conferencias nacionales.
En muchos puestos de trabajo se requiere que el organizador viaje a menudo y pase periodos cortos de tiempo fuera de casa.

Para ser organizador de eventos se tiene que:

• Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
• Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
• Estar dispuesto a viajar.
• Trabajar bien en equipo.
• Prestar atención a los detalles.
• Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.

Debe tener:

• Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Habilidades de negociación.
• Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión.
• Habilidades de investigación.
• Habilidades para resolver problemas.
• Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
• Habilidades para la gestión de proyectos.
• Buenas habilidades de TIC.

Para algunos puestos, resulta útil el conocimiento de un idioma extranjero. Es posible que se requiera también un permiso de conducir.

• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la gestión de proyectos.
• Aptitudes para la planificación.
• Aptitudes para las lenguas extranjeras.
• Aptitudes para redactar informes.
• Bien organizado.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de analizar información.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Destrezas en informática.
• Extrovertido.
• Gestiona servicios como catering y viajes.
• Habilidad para evaluar.
• Habilidad para la investigación.
• Habilidad para la negociación.
• Habilidad para los números.
• Habilidad para resolver problemas.
• Organiza actos sociales, gestiona recepciones, conferencias.
• Organiza la publicidad a fin de atraer a expositores y visitantes.
• Permiso de conducir completo.
• Planifica, coordina y publicita conferencias y exhibiciones.
• Responsable de organizar al equipo técnico y a cargo de seguridad.
• Resuelve problemas que surgen durante los eventos.
• Se encarga de organizar dónde tendrán lugar los eventos.
• Trabaja bajo un presupuesto fijo.
• Tranquilo.
• Valora el éxito de conferencias y exposiciones.

A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.

• Certificado Profesional en Creación y Gestión de Viajes Combinados y Eventos
• Formación en Organización de Eventos
• Formación en Relaciones Públicas y Protocolo
• Formación en Wedding Planner
• Grado en Gestión de la Moda
• Grado en Protocolo y Organización de Eventos
• Técnico Superior de FP en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos

• Planificador de bodas