¿Qué es un Jefe de recepción?
Los jefes y las jefas de recepción son los profesionales encargados de supervisar todas las operaciones que se llevan a cabo en una recepción, en especial de hoteles y otros alojamientos turísticos, y gestionar al personal que trabaja en ese departamento.
Pueden trabajar en la recepción de todo tipo de empresas, como centros médicos, clínicas veterinarias y oficinas, aunque este perfil está presente sobre todo en alojamientos turísticos.
Las responsabilidades de este profesional varían en función del tamaño y tipo de hotel en el que desempeñe sus funciones. Además de dirigir al equipo de recepcionistas y distribuir tareas, llevan a cabo el control presupuestario del departamento y se coordinan con otros departamentos para alcanzar los objetivos de la organización.
También se encargan de atender las demandas, quejas y sugerencias que puedan tener los clientes y de resolverlas de la manera más eficiente posible.
Es habitual que para cubrir vacantes de jefa o de jefe de recepción las empresas y alojamientos exijan experiencia previa.
Funciones de un Jefe de recepción
Las funciones de un jefe de recepción suelen ser muy variadas:
- Organizar y asignar turnos y tareas al equipo de recepción.
- Evaluar el desempeño y comunicar de forma constructiva las oportunidades de mejora al personal de recepción.
- Detectar necesidades de formación y proponer programas formativos específicos para los diferentes miembros del equipo.
- Motivar a todos los integrantes del departamento para garantizar un buen clima laboral y el cumplimiento de las tareas asignadas.
- Mantener una comunicación efectiva con los clientes en diferentes idiomas. El inglés es el idioma más demandado en las ofertas de empleo.
- Supervisar el sistema de gestión de reservas.
- Proponer e implementar acciones comerciales para promocionar los servicios del alojamiento.
- Realizar el registro de entrada y salida del hotel (check-in y check-out), verificando la identidad de los clientes y la disponibilidad de habitaciones.
- Coordinarse con otros departamentos del hotel como limpieza, mantenimiento o restauración, para una experiencia satisfactoria de los viajeros.
- Resolver de manera efectiva las quejas, reclamaciones y problemas que puedan tener los huéspedes.
- Revisar a diario el cierre de caja y las facturas pendientes.
- Implementar procedimientos de seguridad y emergencia en la recepción del alojamiento.
- Mantener el inventario de recepción al día y realizar los pedidos de suministros.
- Realizar tareas administrativas como archivar documentación o actualizar las bases de datos de facturación y clientes.
- Comunicar a la dirección del hotel las incidencias o novedades que requieran de su intervención.
Perfil profesional de un Jefe de recepción
Intereses
Las personas que ejercen como jefes de recepción suelen tener los siguientes intereses:
- Organizar las tareas de recepción de un hotel.
- Coordinar y dirigir el equipo a su cargo.
- Conocer a personas de diferentes nacionalidades y países.
Competencias
Una jefa de recepción debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas:
- Dominio de softwares especializado para la gestión de facturación y gestión de reservas.
- Conocimiento detallado del hotel y de los servicios que ofrece.
- Dominio de programas Office como Word y Excel.
- Conocimiento detallado de la normativa de seguridad aplicada en el alojamiento.
- Conocimientos de contabilidad.
- Habilidades de atención al cliente.
- Habilidades comerciales y conocimiento de la operativa de ventas.
- Dominio de herramientas de evaluación de personal.
- Conocimiento de herramientas de gestión de personal para la gestión de turnos o vacaciones.
- Liderazgo.
- Expresión oral positiva.
- Análisis y resolución de problemas.
- Orientación al cliente.
- Conocimiento de lengua(s) extranjera(s).
- Toma de decisiones.
- Planificación y organización.
- Competencia digital.
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los rasgos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Proactividad.
- Responsabilidad.
- Tolerancia al estrés.
- Dinamismo.
- Asertividad.
- Discreción.