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¿Qué es un Especialista en servicios de gestión?
Los especialistas en servicios de gestión se dedican promover, desarrollar y poner en práctica una serie de métodos y técnicas para mejorar la productividad y la calidad en las empresas. Los servicios de gestión incluyen el análisis y estudio de la productividad, la mejora del negocio y una amplia gama de información de gestión y técnicas de control.
Funciones de un Especialista en servicios de gestión
Los especialistas en servicios de gestión ayudan a las empresas a ser más eficientes y productivas. Utilizan una serie de técnicas de mejora de negocio para identificar los problemas, estudian las actividades realizadas en la empresa y obtienen soluciones.
Hay una amplia gama de especializaciones de este trabajo que podrían utilizarse para definir la tarea de un especialista en servicios de gestión, incluyendo la de analista de productividad, analista de actividades laborales, especialista en la mejora continua, consultor de mejora de negocios y analista de negocios.
Los especialistas en servicios de gestión trabajan en todos los sectores, por ejemplo, en la administración pública, en empresas de venta al por mayor, en empresas manufactura, y en el sector público, de la salud y del transporte.
Analizan con detalle forma en la que las empresas gestionan sus recursos, que pueden ser recursos humanos (personas) o físicos, tales como edificios, materias primas, equipamientos y sistemas de tecnología de la información.
También analizan el flujo de materiales, productos e información que se produce a través de la empresa.
Los especialistas en servicios de gestión seleccionan, registran y examinan las prioridades o tareas críticas de la empresa. En primer lugar, están de acuerdo en lo que el proyecto va a cubrir, por ejemplo, los objetivos de mejora y el tiempo requerido para conseguir estas mejoras. A continuación, usan un método estructurado para recopilar información.
Por ejemplo, pueden elaborar un diagrama de flujos que siga procedimientos tales como la facturación, las compras o el servicio de atención al cliente. Observan los empleados en su lugar de trabajo y pueden entrevistarlos para saber cómo llevan a cabo cada una de sus tareas.
Después, analizan la información que han recogido y estudian si hay tareas que puedan hacer otras personas, de una manera diferente o en un lugar diferente, o incluso si hay tareas que puedan eliminarse. A menudo aplican métodos estadísticos para el análisis de los datos, con el fin de crear modelos computacionales que permitan probar posibles mejoras.
De esta manera, pueden ver que si la empresa podría, por ejemplo, combinar dos tareas para ahorrar tiempo, o si la introducción de una nueva forma de trabajar podría mejorar la eficiencia, o formas de que la información no se pierda o confunda a medida que pasa de un departamento a otro. A veces, incluso pueden detectar tareas que no resultan necesarias y que pueden eliminarse.
Los especialistas en servicios de gestión a veces usan un método de estudio muy detallado, que implica la descomposición de una tarea en elementos y luego su observación y evaluación del tiempo requerido para la realización de cada uno con el fin de calcular el tiempo estándar que necesita el empleado para completar una tarea. Esto puede ayudar a la empresa a establecer normas y reducir los cuellos de botella en la producción, por ejemplo.
Los especialistas en servicios de gestión suelen entregar un informe que resuma sus investigaciones y sugiera mejoras. Por ejemplo, podrían asesorar a la empresa a la hora de establecer nuevos sistemas, como un sistema de gestión electrónica de documentos para mejorar el flujo de información entre departamentos.
También pueden identificar los costes y beneficios de la empresa, la formación necesaria para el personal y el tiempo necesario para realizar los cambios. Asimismo, podrían estar involucrados en la puesta en práctica de nuevos sistemas, y también en supervisar el procedimiento de nuevo para asegurarse de que es realmente mejor que la anterior.
Hay una amplia gama de especializaciones de este trabajo que podrían utilizarse para definir la tarea de un especialista en servicios de gestión, incluyendo la de analista de productividad, analista de actividades laborales, especialista en la mejora continua, consultor de mejora de negocios y analista de negocios.
Los especialistas en servicios de gestión trabajan en todos los sectores, por ejemplo, en la administración pública, en empresas de venta al por mayor, en empresas manufactura, y en el sector público, de la salud y del transporte.
Analizan con detalle forma en la que las empresas gestionan sus recursos, que pueden ser recursos humanos (personas) o físicos, tales como edificios, materias primas, equipamientos y sistemas de tecnología de la información.
También analizan el flujo de materiales, productos e información que se produce a través de la empresa.
Los especialistas en servicios de gestión seleccionan, registran y examinan las prioridades o tareas críticas de la empresa. En primer lugar, están de acuerdo en lo que el proyecto va a cubrir, por ejemplo, los objetivos de mejora y el tiempo requerido para conseguir estas mejoras. A continuación, usan un método estructurado para recopilar información.
Por ejemplo, pueden elaborar un diagrama de flujos que siga procedimientos tales como la facturación, las compras o el servicio de atención al cliente. Observan los empleados en su lugar de trabajo y pueden entrevistarlos para saber cómo llevan a cabo cada una de sus tareas.
Después, analizan la información que han recogido y estudian si hay tareas que puedan hacer otras personas, de una manera diferente o en un lugar diferente, o incluso si hay tareas que puedan eliminarse. A menudo aplican métodos estadísticos para el análisis de los datos, con el fin de crear modelos computacionales que permitan probar posibles mejoras.
De esta manera, pueden ver que si la empresa podría, por ejemplo, combinar dos tareas para ahorrar tiempo, o si la introducción de una nueva forma de trabajar podría mejorar la eficiencia, o formas de que la información no se pierda o confunda a medida que pasa de un departamento a otro. A veces, incluso pueden detectar tareas que no resultan necesarias y que pueden eliminarse.
Los especialistas en servicios de gestión a veces usan un método de estudio muy detallado, que implica la descomposición de una tarea en elementos y luego su observación y evaluación del tiempo requerido para la realización de cada uno con el fin de calcular el tiempo estándar que necesita el empleado para completar una tarea. Esto puede ayudar a la empresa a establecer normas y reducir los cuellos de botella en la producción, por ejemplo.
Los especialistas en servicios de gestión suelen entregar un informe que resuma sus investigaciones y sugiera mejoras. Por ejemplo, podrían asesorar a la empresa a la hora de establecer nuevos sistemas, como un sistema de gestión electrónica de documentos para mejorar el flujo de información entre departamentos.
También pueden identificar los costes y beneficios de la empresa, la formación necesaria para el personal y el tiempo necesario para realizar los cambios. Asimismo, podrían estar involucrados en la puesta en práctica de nuevos sistemas, y también en supervisar el procedimiento de nuevo para asegurarse de que es realmente mejor que la anterior.
Perfil profesional de un Especialista en servicios de gestión
Para ser especialista en gestión de servicios tendrá que:
- Disfrutar de la solución de problemas.
- Prestar mucha atención a los detalles.
- Dar prioridad a las áreas de revisión.
- Ser diplomático y sensible ante los sentimientos de las personas con las que trabaja y estudia, ya que los empleados podrían sentirse incómodo al notar que se está estudiando su trabajo tan de cerca. También podrían sentirse inseguros acerca de las implicaciones del estudio.
- Mantenerse al día sobre los servicios de gestión y técnicas de mejora de la productividad y resolución de problemas.
- Un enfoque lógico, metódico y analítico del trabajo, combinado con creatividad e imaginación.
- Habilidades de TIC, incluyendo la habilidad de trabajar y analizar las estadísticas.
- Habilidades de comunicación y habilidades interpersonales para ganarse la cooperación de gente y para explicar los beneficios potenciales de su trabajo.
- Una buena presentación y habilidades de negociación y persuasión para ayudarle a argumentar en favor de las soluciones que proponen.
- Habilidades de comunicación escrita para redactar informes claros y concisos.
Competencias y habilidades de un Especialista en servicios de gestión
- Analiza y recoge detalles de tareas realizadas y cuánto tiempo ha tomado llevarlas a cabo.
- Aplica métodos estadísticos a datos.
- Aptitudes matemáticas.
- Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
- Aptitudes para redactar informes.
- Ayuda a organizaciones a ser más rentables y productivas.
- Capacidad de análisis.
- Capacidad para priorizar tareas.
- Capaz de prestar atención al detalle.
- Controla muy de cerca el flujo de materiales, productos e información.
- Creativo.
- Destrezas en informática.
- Diplomático.
- Entrevista a personas.
- Habilidad para la estadística.
- Habilidad para la negociación.
- Habilidad para los números.
- Habilidad para realizar presentaciones.
- Habilidad para resolver problemas.
- Habilidades interpersonales.
- Identifica costes y beneficios para la organización.
- Identifica formación profesional y qué recursos se requieren.
- Imaginativo.
- Metódico.
- Observa a los empleados mientras están trabajando.
- Persuasivo.
- Redacta informes.
- Sensato.
- Sensible.
- Supervisa nuevos procedimientos.
- Utiliza métodos estructurados para recabar información.
- Utiliza modelos informatizados para testar posibles mejoras.
Estudios para ser Especialista en servicios de gestión
A continuación se relacionan algunos de los estudios que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros
cursos
más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional.