¿Qué es un auxiliar administrativo?
Los auxiliares administrativos y las auxiliares administrativas ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de los despachos y oficinas prestando apoyo en tareas administrativas y de información, así como algunas operativas básicas de contabilidad u otras áreas, siguiendo las directrices de la empresa.
Generalmente trabajan bajo la supervisión del administrativo o de un superior jerárquico.
Realizan múltiples funciones de soporte en tareas de procesamiento inicial de la información, organización de archivos, gestión de la correspondencia, tramitación de documentos y atención al cliente.
Funciones de un auxiliar administrativo
Entre sus funciones concretas destacan:
- Comunicaciones: atención telefónica, registro y comunicación de mensajes, gestión del correo electrónico, la correspondencia postal y paquetería. También suelen cubrir sustituciones en recepción.
- Gestión documental: cumplimentación de hojas de registro y formularios, realización de trámites o impresión y fotocopiado de documentos.
- Archivo: mantenimiento del orden y la seguridad de los sistemas de archivado, control y actualización de bases de datos, recuperación y asistencia para encontrar la información a petición de otros miembros del personal.
- Tratamiento de textos: introducción de textos a partir de un borrador, selección de la información de interés de un documento o transcripción del audio de una voz grabada.
- Recursos humanos: gestión de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las ausencias, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso por gastos y derechos a vacaciones.
- Contabilidad: tareas básicas de contabilidad y finanzas, como la preparación de facturas y el cálculo del coste de los pedidos de los clientes; o la deducción de impuestos, el seguro de enfermedad y las cotizaciones a la seguridad social en las nóminas de salarios de los empleados.
- Inventario: control y abastecimiento de las existencias de materiales de oficina.
Perfil profesional de un auxiliar administrativo
Intereses
Los auxiliares administrativos y las auxiliares administrativas suelen tener interés en:
- Prestar apoyo a otras personas.
- Participar en ambientes y dinámicas de coordinación y comunicación constante con personas y equipos.
- Organizar información y desarrollar procedimientos de trabajo eficientes.
- Mantener el orden y realizar tareas claras y conocidas.
Competencias
Para los auxiliares administrativos es importante disponer de las siguientes capacidades técnicas:
- Capacidades de gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
- Habilidad en mecanografía.
- Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
- Aptitudes para la elaboración de informes.
- Conocimientos administrativos y normativos específicos del campo de actividad de la empresa.
- Dominio de programas de ofimática, como el paquete Office.
- Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
- Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas ERP como Dynamics o SAP.
- Competencia en la confección de nóminas y facturas, con programas como Facturaplus.
- Conocimientos de contabilidad y finanzas, y programas como Contaplus.
- Conocimientos de inglés técnico administrativo.
Es conveniente que los asistentes administrativos cuenten con las siguientes competencias transversales:
- Planificación y organización.
- Trabajo en equipo.
- Competencia digital.
- Análisis numérico.
- Comprensión y expresión escrita.
- Comunicación oral positiva.
- Orientación al cliente.
- Conocimiento de lenguas extranjeras.
Rasgos de personalidad
Algunas características de personalidad útiles para esta profesión son:
- Minuciosidad.
- Agilidad.
- Puntualidad.
- Discreción.
- Constancia.
- Dinamismo.
- Cordialidad.