¿Qué es un Asistente de dirección?
Los y las asistentes de dirección trabajan en estrecha colaboración con los directivos y altos mandos de los departamentos de las empresas.
Realizan funciones de gestión, coordinación, comunicaciones y soporte de los asuntos relativos a la dirección, contribuyendo a potenciar la capacidad operativa de los ejecutivos.
Estos profesionales también son conocidos como secretarios de dirección, palabra que proviene de “secreto”, dado que ocupan un lugar de máxima confianza dentro de las empresas y tratan con información confidencial y datos personales.
Desarrollan su trabajo en oficinas y despachos. Este puesto requiere altas capacidades organizativas, interpersonales y comunicativas, además de amplios conocimientos administrativos, empresariales y jurídicos, así como del funcionamiento específico de la empresa y su sector.
Funciones de un Asistente de dirección
- Controlar las comunicaciones relativas a la dirección, internas o externas.
- Regular quién tiene acceso a los dirigentes, con autonomía de decisión, y filtrar los mensajes según su prioridad.
- Coordinar la actividad de la empresa, asegurando la fluidez en los canales de comunicación entre los órganos ejecutivos y los responsables de cada área.
- Organizar la agenda de los directivos, programar reuniones y avisar de las fechas clave.
- Organizar viajes, eventos y actos corporativos, siguiendo los protocolos de la empresa.
- Asistir a reuniones y redactar actas de los temas tratados.
- Redactar y procesar documentos administrativos y jurídicos, cumpliendo la legislación vigente.
- Administrar el archivo propio de la secretaría de dirección, siguiendo las normas de seguridad y confidencialidad.
- Elaborar presentaciones de documentos, informes y propuestas, incorporando textos, datos y gráficos.
- Supervisar informes de los departamentos y la ejecución de las órdenes directivas.
- Realizar tareas generales de gestión comercial, contable, fiscal o de recursos humanos.
- Recibir y atender las visitas a la dirección y cooperar en las relaciones públicas, actuando como portavoz según el protocolo.
- Detectar necesidades y anticipar problemas, facilitando soluciones de forma proactiva.
- Asegurar la logística de los medios materiales y humanos necesarios.
- Cuidar las relaciones interpersonales y vínculos de cooperación dentro de la empresa y con entidades externas.
Perfil profesional de un Asistente de dirección
Intereses
Los asistentes de dirección suelen tener interés por:
- Desempeñar trabajos dinámicos y en contacto directo con otras personas.
- Actuar como intermediario en la comunicación entre personas.
- Asistir a directivos en las actividades empresariales.
- Coordinar tareas, calendarios y personas.
- Manejar agendas y organizar eventos.
- Realizar tareas administrativas, de organización y de gestión.
Competencias
Un asistente de dirección debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas:
- Aptitudes de calendarización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
- Capacidades para la elaboración y adaptación de informes y presentaciones.
- Conocimiento del sector y particularidades del funcionamiento interno de la empresa.
- Conocimiento de los procedimientos administrativos para la cumplimentación de documentación en los organismos públicos.
- Capacidad de adecuación de la comunicación a directivos, clientes y profesionales.
- Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
- Comunicación oral y escrita en, como mínimo, dos idiomas extranjeros. El inglés y otra lengua como, por ejemplo, el alemán o el francés.
- Conocimientos de inglés técnico administrativo.
- Dominio de programas de ofimática como Word y Excel.
- Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
- Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas como ERP.
- Conocimientos de contabilidad y finanzas.
Además, es conveniente poseer las siguientes competencias transversales:
- Adaptación y flexibilidad.
- Planificación y organización.
- Análisis y síntesis.
- Comprensión y expresión escrita.
- Autonomía.
- Competencia digital.
- Expresión oral positiva.
- Conocimiento de lenguas extranjeras.
- Orientación al logro.
- Trabajo en equipo.
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Dinamismo.
- Proactividad.
- Cordialidad.
- Sociabilidad.
- Discreción.
- Responsabilidad.
- Meticulosidad.
- Puntualidad.
- Tolerancia al estrés.