¿Qué es un Asistente administrativo de la Administración Pública?
Los asistentes administrativos de la Administración Pública trabajan en organismos y departamentos gubernamentales. Ayudan a garantizar que las oficinas funcionen correctamente.
Por ejemplo, actualizan, registran y almacenan información y documentos, responden preguntas, gestionan el correo y mantienen las cuentas al día; es posible que deban realizar algunas tareas de recepción.
Funciones de un Asistente administrativo de la Administración Pública
La Administración Pública está formada por un gran número de organismos y departamentos gubernamentales.
Los ministerios que formulan política, como por ejemplo:
- Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
- Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad
- Ministerio de Fomento
Los organismos que llevan a cabo las políticas, como por ejemplo:
- Agencia de Seguridad Alimentaria y Nutrición
- Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo
- Consejo de Seguridad Nuclear
Los asistentes administrativos pueden trabajar en cualquier ministerio u organismo. Sus tareas varían ampliamente en función del lugar de trabajo, pero suelen incluir, principalmente, las tareas siguientes:
- actualización de archivos
- trato con clientes
- uso de tecnologías de la información
- abrir y expedir correo
- enviar correo electrónico
- realizar fotocopias
- atender consultas telefónicas y coger recados
- solicitar suministros
- organizar reuniones
- cubrir el puesto de recepción
A menudo deben procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos. Algunos asistentes también deben hacerse cargo de sistemas de clasificación de documentos y asegurarse de que los documentos importantes se registran y almacenan de forma correcta.
También pueden ser responsables de realizar cálculos, como preparar datos para cuentas o información estadística, o procesar pagos. Pueden encargarse de los registros de empleados, como pueden ser las tarjetas de registro de horario, las ausencias y las fechas de los permisos anuales del personal y las notas de gastos.Muchos asistentes administrativos desempeñan tareas de procesamiento de textos como, por ejemplo, preparar cartas, informes, notas de prensa o boletines informativos.
Perfil profesional de un Asistente administrativo de la Administración Pública
El asistente administrativo, deberá tener las características siguientes:
- Ser capaz de trabajar con precisión y reparar en los detalles.
- Ser organizado y metódico.
- Ser capaz de priorizar tareas, especialmente si trabaja para distintas personas.
- Tener empatía si debe tener trato con el público.
- Ser capaz de gestionar información confidencial.
- Ser capaz de adaptarse y usar su iniciativa en la ausencia de su jefe.
Deberá disponer de las siguientes habilidades:
- De escritura y matemáticas.
- De tecnologías de la información y mecanografiado, que conllevan a menudo habilidades de procesamiento de texto, hojas de cálculo o bases de datos.
- Interpersonales y de comunicación.
- De trabajo en equipo.
- De uso de equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras.
En función del puesto, deberá disponer de habilidades de atención al cliente.
Competencias y habilidades de un Asistente administrativo de la Administración Pública
- Actualiza los registros de los trabajadores.
- Actualiza registros.
- Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
- Aptitudes para trabajar en el servicio al cliente.
- Atiende a consultas telefónicas.
- Bien organizado.
- Buen trato por teléfono.
- Capacidad para priorizar tareas.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Capaz de mantener información confidencial.
- Capaz de prestar atención al detalle.
- Capaz de tomar la iniciativa.
- Coge mensajes.
- Concierta citas.
- De aspecto inteligente.
- Destrezas en informática.
- Efectúa pedidos.
- Flexible.
- Habilidad en mecanografía.
- Habilidad para escribir en inglés.
- Habilidad para los números.
- Habilidades comunicativas.
- Habilidades interpersonales.
- Hace fotocopias y realiza tareas administrativas.
- Lleva un registro, realiza tareas administrativas, lleva la contabilidad.
- Metódico.
- Pasa a ordenador documentos.
- Recibe y envía e-mails.
- Registra y verifica información.
- Se encarga del correo entrante y saliente.
- Trabaja en equipo.
- Trabaja en recepción.
- Trata con clientes o el público en general.