¿Qué es un agente de reservas?
Un agente o una agente de reservas es una persona especializada en gestionar las compras o solicitudes de servicios en hoteles, aerolíneas o empresas de servicios turísticos.
Estos profesionales proporcionan información sobre diferentes servicios turísticos, resuelven dudas y consultas de los clientes, exploran diferentes opciones de tarifas, disponibilidad y ofertas de servicios turísticos.
También se encargan de realizar las reservas de los servicios turísticos contratados, así como gestionar los posibles cambios o cancelaciones que pueda hacer el cliente.
Estos profesionales pueden trabajar para una compañía en específico, una empresa turística o por cuenta propia.
Funciones de un agente de reservas
Las funciones de una agente de reservas son:
- Atender a los clientes por vía telefónica y por correo electrónico.
- Asesorar a los clientes sobre los servicios y reservas.
- Exponer la información de reserva como tarifas, servicios adicionales y políticas de reserva a los clientes.
- Registrar las compras y contrataciones de servicios turísticos en el sistema informático.
- Realizar el seguimiento de las reservas, así como los posibles cambios.
- Atender incidencias en los cambios, cancelaciones o contratación de servicios adicionales, etc.
- Resolver posibles dudas de los clientes que puedan surgir durante la contratación de servicios.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas de cancelación y depósitos de reservas.
- Actualizar la información en los sistemas de reservas.
- Realizar las reclamaciones de documentación y pagos.
Perfil profesional de un agente de reservas
Intereses
Las personas que ejercen como agente de reservas suelen tener los siguientes intereses:
- Atender a personas de diferentes nacionalidades en la planificación de sus viajes.
- Ayudar a clientes en la búsqueda y reserva de servicios turísticos.
- Coordinarse con otros profesionales del sector turístico.
Competencias
Un agente de reservas debe contar con diferentes habilidades, conocimientos y capacidades técnicas:
- Conocimiento amplio y detallado sobre los programas informáticos de gestión de reservas.
- Dominio y fluidez en el uso de idiomas, en especial la lengua inglesa. Dependiendo de la nacionalidad de los clientes será necesario dominar también otras lenguas como alemán, italiano o francés, entre las más comunes.
- Conocimiento de diferentes opciones de servicios turísticos.
- Capacidad de búsqueda, comparación y selección de información relevante en internet relacionada con la oferta de servicios turísticos.
- Conocimiento de la oferta turística existente.
- Capacidad de organización y digitalización de documentos.
- Conocimientos de geografía nacional e internacional.
- Escucha activa.
- Expresión oral positiva.
- Análisis y resolución de problemas.
- Conocimiento de lengua(s) extranjera(s).
- Orientación al cliente.
- Autonomía.
Rasgos de personalidad
Por otro lado, los aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:
- Amabilidad.
- Proactividad.
- Cordialidad.
- Dinamismo.
- Paciencia.