Administrativo

Los administrativos o las administrativas son trabajadores que se encargan de la gran cantidad de trámites y gestiones que se realizan en las empresas. Mediante una gestión eficiente y eficaz de la organización interna, la circulación de la información y comunicaciones, el registro de documentos o la ejecución de trámites, permiten sostener un funcionamiento ágil y correcto en las empresas o en la Administración pública.

Tienen una presencia transversal en los diferentes sectores y abarcan múltiples áreas dentro de las empresas. En función del tamaño de la organización, pueden realizar tareas más generales de administración y gestión o más especificas del departamento al cual proporciona apoyo, en áreas como recursos humanos, contabilidad y fiscalidad, finanzas, logística o comercial.

Estos profesionales cuentan con los conocimientos técnicos en normativa jurídica y administrativa de cualquier empresa. Se trata de personas polivalentes con una alta capacidad organizativa para hacer frente a tareas diversas y cumplir con altas cargas de trabajo en los tiempos y forma establecidos. Así mismo, cuentan con capacidades de liderazgo para la dirección y gestión de equipos, y habilidades comunicativas en la atención y asesoramiento a clientes o ciudadanos.

Los administrativos gestionan, comunican, organizan, planifican, atienden y efectúan tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización.

Entre las principales funciones de los administrativos se encuentran:

• Gestionar comunicaciones, internas o externas, en los circuitos de información de la empresa.
• Tramitar los procedimientos administrativos con relación a las áreas comercial, financiera, contable, fiscal y laboral de la organización.
• Asegurar el cumplimiento de la aplicación de la normativa vigente, estándares de calidad y condiciones de seguridad de la información en todas las áreas de la empresa.
• Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos siguiendo los procedimientos establecidos por la entidad.
• Elaborar informes y documentos a partir de órdenes recibidas, información obtenida y necesidades detectadas.
• Realizar cobros a clientes y pagos a empleados y proveedores, cumplimentando la documentación precisa para cada caso, como facturas, nóminas o albaranes.
• Supervisar la gestión de tesorería, la captación de recursos financieros y el estudio de viabilidad de proyectos de inversión, ajustándose la normativa legal y protocolos establecidos.
• Organizar, coordinar, supervisar y proponer mejoras en los procesos administrativos de la empresa, así como en la gestión de personal y equipos.
• Participar en procesos comerciales, gestionando el apartado administrativo, llevando a cabo tareas como cumplimentar documentos, negociar con proveedores o asesorar y cuidar la relación con el cliente.
• Presentar y tramitar documentos en diferentes organismos y administraciones públicas en los plazos y forma requeridos.
• Organizar y concertar reuniones, eventos corporativos y viajes de negocios.
• Atender al público, proporcionando información y procesando incidencias y reclamaciones de los clientes a través de diferentes vías: asistencia presencial, telefónica, correo electrónico, correspondencia por carta, etc.

Intereses

Los administrativos y administrativas suelen tener interés en:

• Prestar apoyo a otras personas.
• Participar en ambientes y dinámicas de coordinación y comunicación constante con personas y equipos.
• Organizar información y desarrollar procedimientos de trabajo eficientes.
• Mantener el orden y realizar tareas claras y conocidas.

Competencias

Para ejercer como administrativo es importante disponer de las siguientes aptitudes y capacidades técnicas:

• Capacidades de calendarización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
• Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
• Aptitudes para la redacción escrita y elaboración de informes.
• Capacidad para prestar apoyo y asesoramiento a diversas áreas de las empresas, proveedores, clientes o ciudadanos.
• Conocimientos administrativos y normativos específicos del campo de actividad de la empresa.
• Dominio de programas de ofimática, como Office.
• Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
• Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas como ERP.
• Competencia en la confección de nóminas y facturas, con programas como Facturaplus.
• Conocimientos de contabilidad y finanzas, y programas como Contaplus.
• Conocimientos de inglés técnico administrativo.

Del mismo modo, es conveniente contar con las siguientes habilidades competencias transversales:

• Organización y planificación.
• Trabajo en equipo.
• Orientación al cliente.
• Comunicación oral positiva.
• Comprensión y expresión escrita.
• Competencia digital.
• Análisis numérico.
• Conocimiento de lenguas extranjeras.

Rasgos de personalidad

Por otro lado, algunos aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:

• Minuciosidad.
• Agilidad.
• Flexibilidad.
• Discreción.
• Constancia.
• Dinamismo.
• Cordialidad.

• Certificado de Profesionalidad en Asistencia Documental y de Gestión en Despachos y Oficinas
• Certificado de Profesionalidad en Gestión Comercial y Financiera del Transporte por Carretera
• Certificado de Profesionalidad en Gestión Integrada de Recursos Humanos
• Formación de Administrativo Contable
• Formación en Gestión Administrativa en Centros Sanitarios
• Formación en Secretariado Médico
• Técnico Superior de FP en Administración y Finanzas
• Técnico Superior de FP en Documentación y Administración Sanitarias

• Administrativo comercial
• Administrativo de la Administración Pública
• Administrativo de logística
• Administrativo de transporte
• Administrativo de una compañía de seguros
• Asistente de dirección
• Auxiliar administrativo
• Responsable de documentación sanitaria