Administrativo

Los administrativos y las administrativas se encargan de ejecutar diferentes tipos de trámites y gestiones en empresas de todos los sectores.

Mediante una gestión eficaz y eficiente de la información y comunicaciones, el registro de documentos o la realización de trámites y facturas, entre otras tareas, garantizan un funcionamiento ágil y correcto de las organizaciones y la Administración pública.

Tienen una presencia transversal en los diferentes sectores y abarcan múltiples áreas dentro de las empresas. En función del tamaño de la organización, pueden realizar tareas más generales de administración y gestión o más específicas del departamento al cual proporciona apoyo, en áreas como recursos humanos, contabilidad y fiscalidad, finanzas, logística o comercial.

Estos profesionales cuentan con los conocimientos técnicos en normativa jurídica y administrativa de cualquier empresa. Se trata de personas polivalentes con una alta capacidad organizativa para hacer frente a tareas diversas y cumplir con altas cargas de trabajo en los tiempos y forma establecidos. 

Los administrativos gestionan, comunican, organizan, planifican, atienden y efectúan tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización.

Entre las principales funciones de los administrativos se encuentran:

• Responder a las comunicaciones, internas o externas, que lleguen a la empresa a través de diferentes canales y en el idioma requerido. Asimismo, hacer llegar el mensaje a los destinatarios indicados.
• Tramitar, registrar, clasificar y actualizar documentos para el correcto funcionamiento de las áreas comercial, financiera, contable, fiscal y laboral de la organización.
• Asegurar el cumplimiento de la aplicación de la normativa vigente, estándares de calidad y condiciones de seguridad de la información en todas las áreas de la empresa.
• Elaborar informes a partir de órdenes recibidas, información obtenida y necesidades detectadas.
• Realizar cobros a clientes y pagos a empleados y proveedores, cumplimentando la documentación precisa para cada caso, como facturas, nóminas o albaranes.
• Organizar, coordinar, supervisar y proponer mejoras en los procesos administrativos de la empresa.
• Distribuir tareas en el equipo de auxiliares administrativos y supervisar su desempeño.
• Comunicarse con clientes y proveedores, garantizando la fluidez de la relación y velando por la calidad de los servicios.
• Presentar y tramitar documentos ante diferentes organismos y administraciones públicas en los plazos y forma requeridos.
• Organizar y concertar reuniones, eventos corporativos y viajes de negocios.
• Atender al público, informar y procesar incidencias o reclamaciones a través de diferentes vías: asistencia presencial, telefónica, correo electrónico, postal, etc.

Intereses

Los administrativos y administrativas suelen tener interés en:

• Prestar apoyo administrativo en todo tipo de organizaciones.
• Participar en ambientes y dinámicas de coordinación y comunicación constante con personas y equipos.
• Organizar información y desarrollar procedimientos de trabajo eficientes.
• Mantener el orden y realizar tareas claras y conocidas.

Competencias

Para ejercer como administrativo es importante disponer de las siguientes aptitudes y capacidades técnicas:

• Capacidades de calendarización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
• Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
• Aptitudes para la elaboración y actualización de informes.
• Capacidad para prestar apoyo y asesoramiento a diversas áreas de las empresas, proveedores, clientes o ciudadanos.
• Conocimientos administrativos y normativos específicos del campo de actividad de la empresa.
• Dominio de programas de ofimática, como Word y Excel.
• Dominio de programas de correo y mensajería, como Outlook.
• Dominio de procedimientos de registro, gestión y archivo documental, con programas como ERP.
• Competencia en la confección de nóminas y facturas, con programas como Facturaplus.
• Conocimientos de contabilidad y finanzas, y programas como Contaplus.
• Conocimientos de inglés técnico administrativo.

Del mismo modo, es conveniente contar con las siguientes competencias transversales:

• Organización y planificación.
• Trabajo en equipo.
• Orientación al cliente.
• Comunicación oral positiva.
• Comprensión y expresión escrita.
• Competencia digital.
• Análisis numérico.
• Conocimiento de lenguas extranjeras.

Rasgos de personalidad

Por otro lado, algunos aspectos de personalidad que caracterizan a estos profesionales son:

• Meticulosidad.
• Dinamismo.
• Flexibilidad.
• Discreción.
• Constancia.
• Tolerancia al estrés.
• Cordialidad.

• Certificado Profesional en Asistencia Documental y de Gestión en Despachos y Oficinas
• Certificado Profesional en Gestión Comercial y Financiera del Transporte por Carretera
• Certificado Profesional en Gestión Integrada de Recursos Humanos
• Formación de Administrativo Contable
• Formación en Gestión Administrativa en Centros Sanitarios
• Formación en Secretariado Médico
• Técnico Superior de FP en Administración y Finanzas
• Técnico Superior de FP en Documentación y Administración Sanitarias

• Administrativo comercial
• Administrativo de la Administración Pública
• Administrativo de logística
• Administrativo de transporte
• Administrativo de una compañía de seguros
• Asistente de dirección
• Auxiliar administrativo
• Responsable de documentación sanitaria