Descripción
El abandono de estudios universitarios supone una pérdida importante para el individuo, la Universidad y la sociedad en su conjunto. Conocer sus causas y posibles variables de predicción, requiere de un análisis pormenorizado de las mismas y, una vez identificadas, conlleva aparejada la realización de determinadas acciones encaminadas a disminuir el abandono temprano.
En el marco contextual de la Universidad, debido a la creciente necesidad de atención al estudiante con el fin de prevenir el abandono temprano, se analizaron los canales que se utilizaban para tal fin, se revisaron las causas posibles y se concretaron una serie de acciones necesarias para mejorar el sistema actual y disminuir así, el abandono. A tal fin, se crea para el presente curso académico un Departamento para asistir al estudiante que sirve de canal de comunicación entre los estudiantes y la Universidad. Su cometido pasa por atender, orientar y resolver las consultas de carácter pedagógico y metodológico de los estudiantes, con el fin de garantizar su integración en el entorno universitario y de contribuir a su éxito académico.
El Departamento, además, es un servicio que ofrece distintos programas destinados a orientar a los estudiantes durante toda la etapa universitaria ofreciendo un trato cercano y adaptado a sus necesidades. Los ejes sobre los que centra su actuación son:
- Atención y resolución de dudas y consultas.
- Orientación, asistencia y apoyo personalizado.
- Habilidades de afrontamiento ante dificultades derivadas del estudio.
- Técnicas de estudio, gestión eficaz del tiempo: estrategias y herramientas.
Para llevar a cabo las acciones propuestas, se ha contado con distintas herramientas basadas en las TIC.
Entre ellas destacan el empleo de Bases de Datos que han servido para recoger distinta información relevante del alumno a través del volcado de toda la información académica contenida en las Aulas Virtuales de sus asignaturas, como:
- Número de asignaturas que cursa.
- Número de actividades que requiere la evaluación continua para cada asignatura.
- Calificaciones obtenidas en cada actividad.
Por otro lado, se ha contado también con una herramienta de Big Data que ha servido para analizar información adicional basada en la experiencia y datos de cursos anteriores, como:
- Número de conexiones al Aula Virtual.
- Horario en el que se efectúa cada conexión.
- Tiempo de trabajo online en cada asignatura.
- Datos demográficos del alumnado.
- Calificaciones respecto de los compañeros.
- Número de créditos ECTS (European Credit Transfer System) matriculados.
- Interacción en las Aulas Virtuales.
Objetivos
En aras de mejorar el proceso de calidad de aprendizaje de la Universidad, el Departamento pretende guiar y orientar a los estudiantes con el fin de facilitar, mejorar y estructurar su proceso de enseñanza-aprendizaje basándose en la ejecución de acciones encaminadas a prevenir el abandono temprano.
Dicho objetivo general se concreta a través de los siguientes objetivos específicos:
- Realizar acciones de seguimiento del alumnado en referencia a la entrega de actividades, controles y material de estudio.
- Diseñar una planificación adecuada al tiempo destinado a los estudios con el fin de compaginar de forma adecuada la vida familiar y laboral de los estudiantes.
- Realizar acciones de seguimiento para la prevención precoz del abandono, ofreciendo un soporte continuo de resolución de posibles problemas con los que los alumnos se puedan encontrar.
- Analizar las causas del abandono y crear estrategias de prevención del mismo.
- Orientar en la selección de asignaturas, o estructuración y estudio de las mismas, para garantizar el éxito académico.
- Ofrecer estrategias y técnicas de estudio así como de afrontamiento de pruebas escritas para superar las asignaturas.
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Destinatarios
El Departamento depende del Vicerrectorado de Ordenación Académica de la Universidad y, por lo tanto, abarca a todas las titulaciones que se imparten desde la institución.
En este sentido, el Departamento focaliza su actividad en alumnos pertenecientes a programas de Grado, Máster, y Títulos Propios.
Para cada uno de los programas, adapta sus actuaciones en función de la tipología de estudiante, duración de los estudios y complejidad del programa formativo.
Así, la actividad más intensa realizada por el Departamento se centra en los Estudiantes de Grado, pues son los que pueden verse más afectados por distintas etapas susceptibles de abandono al tratarse de un Programa de 4 años si se realizase con el máximo número de créditos ECTS por cada curso académico, en caso contrario podría alargarse más en el tiempo.
Además, el perfil de estudiante en estas titulaciones puede abarcar distintas edades, y no hay que olvidar que la metodología empleada en la Universidad es completamente a distancia y online, lo que supone un hándicap para poder retener a los estudiantes que no sean constantes y responsables con el estudio.
Con los Programas de Máster se aprecia una clara diferenciación, dado que son programas donde el perfil de estudiante que los cursa es un perfil más experimentado en la actividad universitaria, más exigente consigo mismo, en tanto en cuanto en muchas ocasiones el estudiante ya desempeña una labor profesional y lo que desea es especializarse a sabiendas de lo que supone realizar un Máster y, por ende, es menos susceptible de abandonar.
Esta ambición por la especialización, se acentúa aún más en los estudiantes de Títulos Propios, donde los estudiantes matriculados buscan una formación muy específica en una materia muy concreta dentro del ámbito profesional de cada uno, y cuya probabilidad de abandono es prácticamente nula.
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Justificación de la iniciativa
Cabe mencionar los motivos por los cuales surgió la idea de desarrollar el Departamento, y a su vez detallar las necesidades a las que da respuesta tras su puesta en marcha para los distintos ámbitos en los que se ve involucrado.
Ámbito Académico
Como suele ocurrir en el ámbito Universitario, se identificó la existencia de abandono en los títulos que se imparten, sobre todo en las titulaciones de Grado, lo que derivó en la necesidad de crear un Departamento que, a través de una persona de referencia, se convirtiese en la vía de contacto para el alumnado, y acompañarle así durante toda su etapa universitaria para garantizar su éxito académico.
Paralelamente a ello, se identificó la necesidad de promover una relación cualitativamente distinta a la llevada a cabo hasta el momento por los distintos servicios de tutorización existentes, basada en un trato individual, personalizado y cercano.
Todo ello para redundar en un aumento de la calidad educativa, el prestigio de la organización, y la mejora de la gestión del proceso de enseñanza-aprendizaje.
Ámbito Profesional
Con el fin de alcanzar lo máximo posible los objetivos iniciales que se habían marcado en cuanto a la prevención y seguimiento de los estudiantes, se optó por crear un Departamento especializado.
Para ello se determinó distribuir la carga de trabajo entre personal especializado en la prevención del abandono, desarrollando un Plan de Actuación específico para tal fin.
Ámbito Institucional
Por último, para la institución es muy importante el prestigio de sus titulaciones, y ligado a ellas es de vital importancia garantizar la calidad con la que se imparten y, sobre todo, que los alumnos que inician sus estudios en la Universidad logren alcanzar sus objetivos, lo cual repercutirá en el aumento de la ratio de éxito de los estudiantes, de la institución, y del sistema educativo con metodología a distancia y completamente online.
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Metodología
De manera previa a la puesta en marcha de esta iniciativa, se diseñó un Plan de Actuación según el que ejecutar las distintas acciones a lo largo del curso académico.
Para una mejor explicación de dicho Plan, se presenta a continuación su estructura y una breve descripción de cada uno de sus apartados y de las actuaciones que los forman.
De manera complementaria se presenta un cronograma (Anexo 1) con la temporalización de las distintas actuaciones explicadas a continuación.
PREVIO A LAS ACCIONES
Plan de Acogida: creación de un Aula Virtual específica desde la que informar a los alumnos al tiempo que se realiza el seguimiento de su desarrollo académico. Esta Aula está compuesta por los siguientes recursos:
- Vídeo de presentación del Departamento.
- Vídeos sobre el funcionamiento del Aula Virtual.
- Vídeos sobre planificación y técnicas de estudio.
- Acceso a los diversos servicios ofrecidos por la Universidad.
- Guías de ayuda.
- Información sobre el carné de estudiante.
Registro Alumnado: creación de una base de datos que contiene información relativa a los alumnos de nuevo ingreso clasificados por titulación. Esta herramienta sirve para facilitar el manejo de datos, el contacto con los alumnos y el registro de la información recogida en dichos contactos.
PROTOCOLO A SEGUIR
1ª Acción (1ª semana): realización del primer contacto telefónico con el objetivo de presentar el servicio y dar la bienvenida al alumnado recién matriculado. Este contacto sirve para la creación de una vía de comunicación cercana y continua, a través de la cual el alumno puede consultar cualquier tipo de duda que le surja durante su proceso formativo.
2ª Acción (1ª semana): diseño de plantillas para el seguimiento del rendimiento académico del alumno. Cada plantilla lleva el nombre del alumno concreto, el nombre de las asignaturas matriculadas y las fechas de entrega de todas las actividades a presentar en el semestre.
3ª Acción (3ª semana): contacto con el alumnado que tras tres semanas no se ha conectado al Aula Virtual para conocer la problemática y aportar soluciones según el caso.
4ª Acción (7ª semana): identificación, mediante la herramienta empleada de Big Data (Explicada en detalle en el próximo apartado de recursos), de aquellos alumnos que tras las séptima semana, presentaban un porcentaje de riesgo de abandono interpretado como alto.
5ª Acción (7ª semana): análisis del rendimiento de los alumnos identificados por la herramienta mediante el registro de sus entregas y calificaciones en las actividades de cada asignatura. Contraste de información entre los dos métodos de identificación.
6ª Acción (8ª semana): contacto telefónico con el alumnado identificado para conocer su situación y proponer soluciones para el correcto avance y desarrollo del curso.
7ª Acción (8ª semana): contacto y seguimiento del alumnado con un riesgo de abandono menor al seleccionado como alto. Envío de correo electrónico para animar a la continuidad de su buen rendimiento y a que traslade a su tutor sus sensaciones e inquietudes con el desarrollo del semestre.
8ª Acción (12ª semana): segundo análisis del rendimiento de los alumnos identificados por la herramienta.
9ª Acción (13ª semana): contraste con los datos del mes anterior y contacto telefónico al alumnado seleccionado.
10ª Acción (16ª semana): recordatorio del plazo de selección de sede y fecha de exámenes mediante un mensaje en el Aula Virtual.
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Recursos utilizados
Equipo de Trabajo
Se cuenta con un equipo multidisciplinar formado por perfiles diversos dentro del ámbito pedagógico y psicosocial entre el que se reparte la carga de trabajo. Para cada uno de ellos se asignan diferentes titulaciones, asumiendo así la tutorización del total de los alumnos de nuevo ingreso en cada curso académico. Se dispone, a su vez, de un Aula Virtual específica para cada integrante, con el fin de crear un espacio que facilite la clasificación por grupos de todo el alumnado para su seguimiento y una vía directa de comunicación.
Bases de Datos
Se han creado bases de datos que han servido para recoger información relevante de los estudiantes, así como de su proceso formativo. Se han recopilado todos los datos relativos a las actividades requeridas en la evaluación continua de las asignaturas, sus fechas límite de entrega, así como las calificaciones obtenidas. De esta manera, ha sido posible obtener una imagen real y gráfica que ha permitido conocer la situación académica actualizada del alumno en todo momento para, posteriormente, determinar la idoneidad de llevar a cabo las actuaciones incluidas en el Plan de Actuación. Para su exposición, se facilita un modelo representativo (Anexo 2).
Herramienta de Big Data
Para el presente curso académico se ha contado con una herramienta de Big Data (Anexo 3) cuya finalidad es la de identificar a aquellos alumnos con mayor probabilidad de abandono, y que ha servido para complementar las Bases de Datos internas, y así ofrecer un mayor acierto en la prevención del abandono.
Dicha herramienta se ha basado en la carga de diferentes modelos, con carácter mensual, a los cuales se les dotaba de una serie de variables que, según cursos pasados, son considerados relevantes para la predicción del abandono.
Estos modelos, a su vez, aplican distintas variables en función de la naturaleza de los alumnos, cargando modelos distintos en función de si son alumnos antiguos o alumnos nuevos.
Para el análisis y la realización de la predicción, el aplicativo recoge la siguiente información:
- Número de conexiones al Aula Virtual.
- Horario en el que se efectúa cada conexión.
- Tiempo de trabajo online en cada asignatura.
- Datos demográficos del alumnado.
- Calificaciones respecto de los compañeros.
- Número de créditos ECTS matriculados.
- Interacción en las Aulas Virtuales.
Gracias a este análisis, el aplicativo ofrece información relativa a:
- Porcentaje de abandono en el momento actual.
- Evolución del nivel de riesgo de abandono.
- Información recogida en los distintos contactos establecidos con los alumnos pudiendo estructurarse en función del tipo de acción como, por ejemplo, contacto a través de correo, foro, llamada, reunión, videoconferencia, etc.
Moodle
Moodle es la herramienta de gestión de la formación utilizada en Universidad, en la cual se encuentran alojadas las Aulas Virtuales de todas las asignaturas que se imparten, así como las Aulas Virtuales (Aulas de Tutorías) específicas que utilizan los miembros del Departamento para la comunicación personalizada con los estudiantes.
Adicionalmente sirve para retroalimentar la herramienta de Big Data ofreciendo datos relativos a la actividad académica de los alumnos.
UXXI-AC: Universitas XXI Académico
Es un sistema de gestión académica que forma parte de un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa) y permite la gestión completa del expediente del alumnado desde que matricula en la Universidad por primera vez hasta que egresa, además de gestionar la oferta académica, la gestión económica y los recursos docentes.
Dispone de una serie de componentes con alta capacidad de parametrización que evolucionan paralelamente a la evolución normativa de la comunidad universitaria española.
BI Publisher
BI Publisher es una herramienta Oracle que permite la creación de informes de una forma fácil consultando información procedente de distintos sistemas basados en tecnologías heterogéneas. Desde la Universidad se utilizan consultas SQL (Structured Query Language o Lenguaje de Consulta Estructurada) contra la base de datos de la Universidad para mostrar al usuario un resumen de la información ordenado y sencillo.
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Temporalización
El Plan de Actuación presentado anteriormente se lleva a cabo de manera semestral. El comienzo de las acciones para el primer semestre tienen lugar en el mes de septiembre, mientras que para el segundo semestre tienen lugar en el mes de febrero.
Estas acciones se prolongan hasta la finalización de cada semestre, toda vez se produce el cierre de actas, teniendo lugar en el mes de febrero para el primer semestre, y en el mes de julio para el segundo semestre.
Para una explicación más gráfica e intuitiva de la temporalización de este proyecto, se adjunta en el Anexo 1 un Cronograma que explica pormenorizadamente las acciones llevadas a cabo en el momento del semestre en el que se ejecutan.
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Evaluación de los resultados e impacto
Para la evaluación de los resultados, desde el Departamento se ha previsto la realización de informes con carácter anual en lo que se reflejarán análisis relativos a:
- Número total de abandonos sufridos en cada titulación.
- Porcentaje de abandono medio en cada titulación.
- Evolución del riesgo mensual de abandono para cada titulación.
- Acciones llevadas a cabo para la prevención del abandono.
- Tipología y efectividad de las acciones realizadas.
- Idoneidad de los datos ofrecidos por las herramientas empleadas.
- Mejoras identificadas durante la aplicación del Plan de Actuación.
- Valoración del trabajo realizado por el Departamento.
Dado que se trata de un Proyecto de reciente implementación, cuya actividad ha comenzado en el presente curso académico (2017/2018), no se disponen de datos definitivos con los que poder generar resultados. Éstos se harán visibles al comienzo del nuevo curso, una vez se hayan podido analizar los datos de las acciones llevadas a cabo durante todo el curso.
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