Descripción
La implantación del Espacio Europeo de Enseñanza Superior (EEES) ha significado un gran cambio en la mayoría de las universidades europeas. La gran premisa era situar a los estudiantes en el centro del proceso de enseñanza-aprendizaje. Durante 10 años, las Universidades han tenido que centrarse en los cambios estructurales y metodológicos que, en la opinión de expertos de las organizaciones, afectan más al profesor que al estudiante. Una vez concluida la adaptación estructural y metodológica, nuestra Universidad se plantea, a través del programa POESIA, centrarse en los estudiantes como protagonistas únicos del proceso de enseñanza aprendizaje propulsado desde el EEES. La Acción Tutorial para los estudiantes, como actividad concreta del programa POESIA, es uno de los proyectos de mayor envergadura a nivel estructural, de acompañamiento a los estudiantes y de fortalecimiento de la enseñanza individualizada que esta Universidad ha implantado después Bolonia.
Como hemos señalado, el desarrollo de programas de apoyo y de tutorías es una propuesta estratégica de la Universidad y así queda definida en su Plan Estratégico. Esta propuesta se enmarca dentro del área de docencia y conlleva el compromiso de realizar acciones para la implementación de una acción tutorial para cada estudiante en todos los grados y durante toda su estancia en la Universidad.
Objetivos
Con el fin de conseguir este objetivo, la Universidad definió dos acciones en su Plan Estratégico:
- Elaborar y diseñar un programa piloto para implantar el sistema tutorial para los estudiantes de nuevo acceso.
- Desarrollar el programa integral de ACTE.
- Para poder desarrollar estas dos acciones se diseñó y se estructuró el programa ACTE en cinco grandes ámbitos,
1. Acte Gestión (ACTE-G)
Incluye las actividades relacionadas con la organización y administración del proyecto: desarrollo de protocolos, circuitos, plataformas de gestión e informáticas y de soporte administrativo
2. ACTE Formación (ACTE-F)
Son acciones que van dirigidas a la formación e información tanto del profesor-tutor como el personal de los servicio (PAS) de la Universidad que están involucrados en la acción tutorial.
3. ACTE Transversal (ACTE-T)
Hace referencia al contacto que ACTE tiene con otros proyectos para estudiantes, como el Curso de Introducción a la Universidad, voluntariado, mentorías, responsabilidad social, participación en investigación, etc.
4. ACTE Evaluación y Difusión (ACTE-E)
El proyecto ha desarrollado su propio sistema de evaluación durante este periodo para tener un referente de calidad.
El diseño adecuado de evaluación se desarrolló en función de las diferentes expectativas (institución, estudiantes y la implementación) y los tipos de evaluación (cuantitativa y cualitativa).
5. ACTE Coordinación (ACTE-C)
Engloba la totalidad de la coordinación del proyecto, del diseño, de la ejecución de ACTE y de la gestión con el resto de agentes que intervienen en este proyecto.
Actualmente, estos ámbitos han evolucionado y han quedado los siguientes apartados: ACTE Coordinación, con menos relevancia o menos peso que al principio del proyecto, ACTE Gestión, todavía con un peso esencial en este proyecto, ACTE Formación, que se reactivará a partir de los resultados de evaluación, ACTE Difusión, al que originalmente no le dimos tanta importancia hasta que, después de las evaluaciones, hemos concluido que es una de las aspectos más necesarios e imprescindibles en este proyecto. Finalmente continuaremos realizando y gestionando ACTE Evaluación.
El comienzo del proyecto empezó con un grupo de trabajo que contó con el liderazgo del vicerrector de docencia y ordenación académica de la Universidad. En él participaron los coordinadores de tutores de cada centro, con el apoyo de los servicios centrales (gestión académica, informática, etc.) y la coordinación del Centre para la Calidad e Innovación Docente (CQUID) que en la actualidad se llama Center for Learning, Innovation and Knowledge (CLIK).
Durante el proceso de implantación se creó la figura de coordinadores de tutores en cada facultad, se valoró, se puso en marcha una asesoría técnica (pedagógica, tecnológica y de gestión) para la puesta en marcha del proyecto y se elevó a normativa de la Universidad el mes de julio de 2011.
Si el objetivo principal de la Universidad era implantar la acción tutorial para todos los estudiantes de todas las facultades para facilitar la toma de decisiones académicas, se adherido también tutorías de orientación personal y de orientación a estudiantes con necesidades específicas.
Otros tres objetivos más concretos fueron reducir el abandono de los estudiantes, -que en el 2010 era de un 15% y actualmente es de 10,8%-, personalizar, individualizar y singularizar la educación universitaria, y, finalmente, favorecer la maduración del proyecto personal y profesional de cada estudiante. Nuestros estudios se están centrando actualmente en el cumplimiento de este último objetivo, dado que los anteriores han evidenciado una línea ascendiente de mejora.
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Destinatarios
Los destinatarios principales son todos los estudiantes de todos los cursos de grado de la Universidad, los profesores que los departamentos de la Universidad asignados como tutores y el personal administrativo que gestiona el proyecto.
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Justificación de la iniciativa
La implantación del Espacio Europeo de Enseñanza Superior (EEES) ha significado un gran cambio en la mayoría de las universidades europeas. La gran premisa era situar a los estudiantes en el centro del proceso de enseñanza-aprendizaje. Durante 10 años, las universidades han tenido que centrarse en los cambios estructurales y metodológicos que, en opinión de expertos de las organizaciones, afectan más al profesor que al estudiante. Una vez concluida la adaptación estructural y metodológica, esta Universidad se plantea, a través del programa POESIA, centrarse en los estudiantes como protagonistas únicos del proceso de enseñanza aprendizaje propulsado desde el EEES. La Acción Tutorial para los estudiantes, como actividad concreta del programa POESIA, es uno de los proyectos de mayor envergadura a nivel estructural, de acompañamiento a los estudiantes y de fortalecimiento de la enseñanza individualizada que esta Universidad ha implantado implementará después Bolonia.
Los nuevos modelos metodológicos para la docencia, derivados de la adaptación al Espacio Europeo de la Enseñanza Superior (EEES), los cambios sociales y la voluntad de ofrecer una educación superior más adecuada al momento actual, permiten a las universidades adaptar los procesos de aprendizaje a una formación más integral, de mejor calidad y de mayor rendimiento académico.
Dentro de esta adaptación metodológica y curricular en la cual las universidades se ven inmersas, la acción tutorial se convirtió en una acción docente relevante, absolutamente necesaria y eficaz en el proceso de adaptación y de acompañamiento de los estudiantes.
En nuestro entorno más próximo, la Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya (AQU), en las propuestas de mejora que incorpora en su informe 1999, propone “Impulsar, allá donde aún no se ha hecho, los programas de atención tutorial personalizados”. Asimismo, del Informe Universidad 2000 destacamos lo siguiente: “El plan de consultar del estudiante a su asesor se deberá considerar como una actividad fundamental de su vida universitaria, y por eso, se debería programar y preparar rigurosamente las visitas al asesor.” “Las instituciones de enseñanza superior deberán establecer esta clase de servicios como una parte central de sus prestaciones.”
Por otro lado, en el proceso de elaboración de las memorias para la solicitud de verificación de títulos oficiales, en el marco de la adaptación a la EEES, el conjunto de los estudios de la Universidad ya ha incorporado los compromisos relativos a sistemas de soporte y de orientación a los estudiantes, apostando, básicamente, por la figura del tutor personal del estudiante.
Como resultado de este análisis contextual, la Universidad se decanta por un modelo de tutoría completa al estudiante, que tenga en cuenta todos los aspectos que le afectan durante su aprendizaje a lo largo de todos los años de estudio.
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Metodología
Este es un proyecto educativo de carácter técnico y de aplicación práctica. Si bien es cierto que hay un marco teórico y un marco académico detrás, la metodología que prevalece como principal es una metodología de gestión.
La metodología que se usó para implantar la acción tutorial en la Universidad tiene 3 fases,
1. Estudios de viabilidad y de necesidades de la acción tutorial, prediseño
La implantación de este proyecto se basa en unos estudios anteriores que nos permitieron decidir qué y cómo lo llevábamos a cabo.
Primero de todo realizamos un estudio de la situación de las tutorías en Europa y Estado Unidos con el fin de escoger el modelo más adecuado para nuestra Universidad. Finalmente nos decidimos por un modelo europeo y anglosajón, que implica poner en práctica un tipo de tutorías universales, como ya hemos comentado anteriormente.
El siguiente paso fue realizar un estudio de abandono de los estudiantes en la Universidad. Con este estudio queríamos conocer las causas de abandono de los estudiantes y poder tenerlas en cuenta a la hora de organizar las tutorías y la formación de los tutores.
En tercer lugar estudiamos la situación en relación a ACTE de todos las facultades con el fin de conocer su idiosincrasia, sus necesidades y saber si el tipo de tutoría que ellos ya tenían implementada y si era adaptable a la Universidad o no.
Finalmente se hizo un estudio de viabilidad que pretendía responder a la siguiente pregunta: ¿Es posible implantar una acción tutorial para todos los estudiantes de la Universidad? La conclusión fue que cada estudiante podía tener asignado un tutor, que este tutor podía disponer de unas horas de su contrato para dedicarlas a las tutorías y que todas las facultades disponían de los profesores suficientes para que este proyecto fuera posible.
2. Planificación y diseño de la implantación de la acción tutorial
Como ya hemos explicado anteriormente, para realizar la implantación agrupamos la gestión y el desarrollo de la implantación en cinco apartados (Coordinación, Gestión, Formación, Difusión y Evaluación y proyectos transversales)
3. ACTE 2, después de la implantación
Actualmente estamos a la espera de los resultados completos de la evaluación para comenzar un diseño y una planificación de las mejoras que seguramente son necesarias realizar.
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Recursos utilizados
La Universidad autofinanció este proyecto y recibió además una ayuda económica del Ministerio de Educación, Cultura i Deportes (MEC).
Asimismo, contribuyó a este proyecto con personal de diferentes servicios de la Universidad: Center for the Innovation, Learning and knowledge (CLIK), Gestión Académica, los Servicios de Informática, la Biblioteca y la unidad de proyectos y estudios de calidad (UPQ).
Además la Universidad ha contratado a personal de soporte para la ayuda en la gestión y elaboración de herramientas de comunicación para valorar los resultados de la evaluación de ACTE. Este soporte de personal fue temporal y correspondió a las contrataciones de becarios de apoyo para la gestión, para la elaboración de materiales y la elaboración de informes de evaluación. También contrató asesores expertos en evaluación y difusión y formadores en temas de tutorías.
En cuanto a recursos materiales, la Universidad pudo desarrollar la aplicación ACTE-PAT, que facilita la gestión y la comunicación en relación a toda la acción tutorial y entre las funciones que realiza se encuentran la asignación tutor/estudiante. Para este proyecto se han usado otras aplicaciones transversales a la acción tutorial como la aplicación EFE que se usó para la gestión de la formación y la aplicación AVALDO, para la valoración de la docencia de los profesores.
Finalmente, se ofreció formación a todo el PAS involucrado en este proyecto, a los tutores y a los responsables académicos de cada facultad. La formación fue de dos tipos, una básica con el objetivo de que entendieran sus funciones y pudieran utilizar las aplicaciones y otra a medida, a petición de cada facultad.
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Temporalización
La implantación ACTE se desarrolla en la Universidad a partir de 2011 y a lo largo de 4 años.
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Evaluación de los resultados e impacto
Originalmente y previamente a la implantación se diseñaron dos tipo de evaluaciones con el objetivo de conocer la marcha de la implementación: una, relacionada con el número de estudios que implementaban las tutorías y otra, para conocer la satisfacción de los usuarios. Sin embargo, durante este proceso, nos encontramos con la necesidad de valorar otros aspectos y concentramos la evaluación en tres grupos, según las expectativas institucionales, según las expectativas de los estudiantes y en función de las expectativas propias de la implantación.
Expectativas institucionales
La Universidad esperaba que, durante la implementación del proyecto, el nivel de participación de los centros fuera gradual consiguiendo completarla en el curso 2015-2016.
La expectativa institucional también implicaba conocer el número de participantes en ACTE, tanto la cifra de estudiantes, como el de tutores y el de Personal Administrativo y de Servicios (PAS) que habían participado en la acción tutorial. Por otro lado, también se pretendían conocer los tipos de tutorías y los temas más frecuentes que los estudiantes llevan a las tutorías.
Los instrumentos de evaluación que hemos usado para valorar estas expectativas han sido cuestionarios on-line con los estudiantes y con los tutores, focus group con el PAS y la evaluación participativa con los coordinadores de tutores.
Esta expectativa se ha medido en dos momentos diferentes de la implantación, una, al cabo de dos años después de comenzar el proyecto, y la segunda en junio de 2016. Los datos que aportamos en este documento son el resultado de las últimas acciones evaluativas.
Las expectativas de la Universidad se han cumplido: todas las facultades han implantado la acción tutorial en sus grados y todos los estudiantes tienen asignado un tutor.
El nivel de participación de los estudiantes de primero en las tutorías es del 51%y del 53% para los de 2º, 3º y 4º. El 93% de los tutores realizan tutorías con los estudiantes asignados y todas las secretarías dedican dos personas a la gestión de las tutorías.
En cuanto a los temas que se tratan en las tutorías, según los tutores son de orientación académica en un 90,2%, temas de gestión 22% igual que los temas de orientación laboral y tratan los temas personales en un 19,5% y un 4,9% a otros temas.
Expectativa en relación a la satisfacción de los estudiantes con las tutorías y
La Universidad espera que los estudiantes perciban una mayor satisfacción en el proceso de aprendizaje y de apoyo a partir de las tutorías en la que los estudiantes participan. Los resultados sobre las expectativas de los estudiantes nos pueden dar claves para mejorar ACTE.
Actualmente se ha puesto en marcha una encuesta sobre el final de implantación. En esta encuesta se les pregunta sobre su satisfacción con la acción tutorial. Aunque aún no tenemos resultados significativos si se empiezan a vislumbrar las tendencias en la satisfacción de los estudiantes.
Para esta evaluación se ha diseñado un cuestionario en línea a través de google forms. Los estudiantes han recibido este cuestionario vía mail, a través de sus facultades. En estos momentos, hay una muestra suficientemente representativa de cada grado.
Los cuestionarios para los estudiantes los hemos dividido en dos: estudiantes de primer curso y estudiantes de cursos avananzados. Hemos querido diferenciar los estudiantes de primero del resto porque la orientación que necesitan es diferente.
Los estudiantes de primero, especialmente el primer trimestre, necesitan un tiempo de adaptación significativo en relación al índice de abandono de los estudios.
El 80% de estos estudiantes, a través de los resultados del cuestionario, dicen que las tutorías en las que han participado les han sido útiles y muy satisfactorias. Los temas que han destacado son, mayoritariamente, la orientación en los estudios. Un 48% han tratado de temas personales y el resto ha tratado temas de orientación laboral (24%), una orientación de temas administrativos (12%) y otros temas (16%).
Lo que más les importa de los tutores es que demuestren interés por los estudiantes y que se les anime a seguir adelante. Como dato significativo del grado de satisfacción, un 84% recomendaría a otros estudiantes que participaran en las tutorías.
A partir de segundo, el 90% de los estudiantes que han participado en la encuesta dicen que la orientación académica es el motivo por el que más han acudido a la tutoría. Sólo un 22,5% ha realizado tutorías sobre temas profesionales, casi lo mismo que las tutorías personales (20%).
La utilidad de las tutorías para los estudiantes que han contestado a la encuesta es de 44,35% que coincide exactamente con su satisfacción con las tutorías. De cualquier manera, el 71% recomendaría a sus compañeros hacer tutorías.
Obviamente, este dato implica que podemos y queremos mejorar esta satisfacción, por lo que les hemos preguntado a los estudiantes qué esperan de su tutor y que temas les gustaría tratar con ellos. En relación al tutor, el 67,5% de los estudiantes quiere que sus tutores demuestren interés por las motivaciones académicas, motive y anime a los alumnos a perseguir sus intereses.
Teniendo en cuenta los temas que solicitan y lo que buscan de un tutor, parece que necesitaremos, en un futuro próximo, formar a los tutores en aras promover tutorías donde no solo den respuestas informativas, sino que sirvan para ofrecer tutorías más personales. Algunas de las respuestas en la pregunta abierta sobre que te gustaría de tu tutor son: que la relación sea más cercana, que se hablen de temas personales, que dé ánimos, que muestren más interés por los estudiantes.
Expectativa en relación a la experiencia de implementación
La Universidad, consciente de que la puesta en marcha de nuevos proyectos siempre conlleva ciertas dificultades, espera que la experiencia de la implementación de las tutorías se consolide en ese nivel de satisfacción alto. El objetivo de este apartado es valorar el nivel de satisfacción con la implementación de la acción tutorial y proponer mejoras en función de los resultados. Los indicadores que se proponen en este apartado son conocer el grado de satisfacción y necesidades de mejora por parte de estudiantes, tutores, coordinadores y gestores del personal administrativo y de servicios.
Para medir la satisfacción de los estudiantes y los tutores les preguntamos, a través de una encuesta, si recomendarían las tutorías a sus compañeros o colegas. Los estudiantes de primero, a través de la encuesta que hemos mencionado antes, recomendarían a sus compañeros las tutorías en un 80%, los estudiantes a partir de segundo lo hacen en un 71% y los tutores las recomiendan a sus colegas en un 86%.
La Metodología de la evaluación del proyecto ACTE es tanto cuantitativa como cualitativa.
La metodología cuantitativa
El objetivo de esta metodología es obtener datos estadísticos a partir de la medición de algunos factores del proyecto. Hemos extraído datos cuantitativos de las encuestas realizadas a los estudiantes y los tutores, y las valoraciones que se han hecho de la aplicación ACTE-PAT y la web de Acción Tutorial.
Metodología cualitativa
Por un lado se han agrupado las opiniones de los estudiantes y tutores respecto a ACTE a través de cuestionarios abiertos.
Por el otro, se han recogido las opiniones de los diferentes grupos de trabajo que intervienen en el proyecto a través de un focus group y la evaluación participativa utilizada con los responsables de tutores.
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