Entre las distintas labores que pueden desempeñar los recepcionistas están dar la bienvenida a los clientes o visitantes, concertar citas, facilitar información, preparar facturas, cobrar o encargarse de los archivos y gestionar documentación.
La formación para ejercer esta profesión varía dependiendo del sector laboral en el que se quiera trabajar. Se puede acceder a puestos de recepcionista con la titulación en Turismo, o en Publicidad y Relaciones Públicas.
Pero también hay ciclos formativos de grado medio, superior y cursos específicos que están especializados en la formación de recepcionistas, así encontramos programas como Recepcionista de hotel o Recepcionista de clínica y otros de formación profesional más concretos como el Técnico superior en asistencia a la dirección,el Técnico de grado medio en gestión administrativa o el Técnico superior en gestión de alojamientos turísticos.
El objetivo de estos programas es formar al alumno en las distintas tareas que conlleva una recepción. En los cursos se profundiza sobre las habilidades y técnicas de atención al cliente; procesos de facturación y cobro; gestión de programas informáticos para realizar reservas, registros y dar citas; gestión y organización de documentación y nociones sobre la legislación turística (en el caso de los hoteles y centros culturales y de ocio).
Destaca también la importancia de los idiomas. En muchos cursos encontramos asignaturas dedicadas a la enseñanza de una lengua extranjera, principalmente inglés, para poder expresarse con fluidez de manera oral y por escrito.
Perfil profesional
Para ejercer la profesión de recepcionista es fundamental contar con unas características personales que hacen más fácil el correcto desempeño de sus funciones. Destacamos entre otras:
- Don de gentes. Amable, eficaz y servicial
- Imagen cuidada
- Habilidades para la organización y la planificación
- Habilidades comunicativas orales y escritas
- Habilidad para la aritmética y la contabilidad
- Habilidades informáticas y técnicas
- Saber mantener la calma
Entre las competencias profesionales que se desarrollan en la formación de los recepcionistas resaltan:
- Habilidades y técnicas comunicativas para el trato directo con clientes
- Habilidades para la adecuación a los diferentes tipos de clientes o visitantes
- Conocimientos de contabilidad para la emisión de facturas y realización de cobros
- Dominio de herramientas y técnicas informáticas
- Técnicas de planificación y organización
- Gestión y archivo de informes y documentación
- Comunicación en lenguas extranjeras
- Capacidad para trabajar en equipo y coordinarse con otros departamentos
- Gestión de conflictos
- Saber mantener el orden y la pulcritud en el puesto de trabajo
Salidas profesionales
Las perspectivas para encontrar un empleo como recepcionista son en general buenas. Hay que tener en cuenta que en muchas empresas y negocios se precisa la atención de clientes y visitantes. Pero dependiendo del tipo de empresa sus funciones pueden variar.
El recepcionista de oficina se encarga, entre otras cosas, de recibir a las visitas, proporcionales las identificaciones y tarjetas de acceso a las instalaciones e informa de manera interna de su llegada. También suelen encargarse de acompañar a las visitas hasta su destino.
Las labores de los recepcionistas de hotel son bastante numerosas. Se encargan del registro de los huéspedes, gestionan las reservas, emiten las facturas y se encargan de informar al cliente de los servicios del hotel así como de proporcionarles información sobre medios de transporte, restauración, ocio, etcétera.
Los recepcionistas de clínicas y centros médicos se encargan principalmente de la gestión de citas y de recibir al paciente. Destaca la importancia en la gestión de documentación e informes confidenciales con el historial de los pacientes.
En los centros culturales y de ocio el recepcionista se puede encargar de la emisión y cobro de entradas y de proporcionar información relativa al centro.
