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Gestores y herramientas de gestión. ¿Cómo mejorar la labor de los gestores de formación con el uso de herramientas informáticas?
Artículo de opinión
En la era actual, dominada por las tecnologías de la Información, con un entorno muy cambiante y cada día más competitivo, y con unos clientes que demandan una mayor atención y calidad de servicio, todos debemos esforzarnos en adaptar nuestra empresa a las crecientes demandas del mercado. Evolucionar o morir, ésa es la cuestión. Ciertamente, puede sonar muy teatral, pero no por ello deja de ser cierto. El mundo empresarial en el que nos movemos es cada vez más dinámico, y es un mundo donde la información y su manejo cobran un nuevo significado.
En este sentido, la informática ocupa un lugar muy destacado como herramienta de trabajo en los más variados sectores empresariales ofreciendo soluciones estándar específicas para la gestión de su actividad.
Incomprensiblemente, durante años el sector docente ha relegado la informatización de su gestión a un segundo plano, malviviendo con soluciones genéricas poco adaptadas al sector, con pobres desarrollos a medida o con deficientes soluciones "caseras” implementadas en entornos ofimáticos. Y la experiencia ha demostrado que las aplicaciones de gestión genéricas (de facturación, contabilidad, almacén, etc.) no sirven para llevar un control tan complejo como el de un centro docente y además no permiten centralizar la información pues obligan a separar la gestión en diferentes herramientas. Por otro lado, una buena programación a medida es muy costosa, caduca rápidamente y se estanca en el momento de su diseño. Por todo ello, durante este tiempo se fue imponiendo la necesidad de soluciones estandarizadas que aunaran la gestión de todas las áreas del centro y que dieran respuesta a las particularidades de la gestión docente.
Afortunadamente, esta situación está cambiando en los últimos años, gracias a la labor de empresas informáticas como Kherian Soft que con su dedicación exclusiva al sector docente han detectado estas carencias tecnológicas y le han puesto remedio aportando soluciones informáticas asequibles y totalmente adaptadas a la compleja realidad de este sector.
En definitiva, cabe afirmar que el uso de aplicaciones informáticas de gestión específicas y estandarizadas deviene hoy esencial para que los gestores de las empresas de formación puedan mejorar la organización, el funcionamiento, y la optimización de recursos de las mismas. Y es precisamente, la optimización de recursos que logran y el apoyo que prestan en la identificación y respuesta a las oportunidades, lo que convierte a estas soluciones de software en la mejor inversión que un gestor puede realizar, si desea asegurar la viabilidad y el éxito de su proyecto formativo en un mercado tan exigente como el actual.
Los gestores, podemos clasificarlos en dos categorías: Por un lado los directivos que son los que marcan las directrices de hacia dónde quieren orientar la institución o empresa de formación, y por otro lado los administrativos que son los que siguen estas directrices en su labor diaria en el centro. Para que esta cadena funcione como un engranaje perfecto, tanto unos como otros necesitan un control eficiente de la información que se genera en su centro o que llega a él. ¿Recuerdan aquello de "la información es poder"?.
Los directivos de los centros educativos realizan muchos esfuerzos para orientar sus empresas hacia la obtención de mejoras en sus servicios y en su gestión interna, pero de nada sirven las buenas intenciones, aunque se cuente con un buen equipo de personas, si se carece de una herramienta tecnológica de gestión a la altura que les permita mantenerse coordinadas, comunicadas y orientadas hacia este objetivo común.
A estas alturas, la pregunta es obvia. ¿Existen en el mercado soluciones de software que den respuesta a estas necesidades? La respuesta es sí, actualmente los gestores de las empresas de formación disponen de diferentes soluciones de software estándar. Basta con realizar una busqueda en Internet para encontrar una gestión integral de empresas de formación. Con herramientas de este tipo, los gestores de formación pueden cubrir la gestión de todas las áreas de actividad de su centro y además pueden alcanzar dos de los objetivos que todo empresario persigue, más aun en tiempos como los actuales:
- Automatizar tareas repetitivas y complejas que la gestión de un centro requiere de forma automática, minimizando la intervención y por tanto reduciendo costes.
- Rentabilizar los recursos disponibles con un mayor control sobre la información y la gestión del centro ya que las herramientas de gestión permiten una correcta planificación. La mejora de la imagen y eficiencia redunda en alumnos y/o clientes más satisfechos ya que aumenta la calidad ofrecida por la institución. Además un software de gestión sectorial supone trabajar con una herramienta de trabajo robusta y potente, con un periodo de implantación inmediato y a un coste inferior al de cualquier programación a medida equivalente.
En resumen, podemos concluir que todo gestor educativo debería aprovechar las posibilidades que le brindan este tipo de aplicaciones y dotar así a sus centros de la más avanzada tecnología, en beneficio de sus alumnos o clientes y de su propia rentabilidad, logrando mejoras significativas en la calidad de sus servicios, y manteniendo un control seguro y activo.
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