Diploma de Especialización en Implantación de Proyectos de Gestión de Documentos Electrónicos (EDRMS)

La gestión documental siempre ha necesitado metodologías claras de diseño e implementación.
Sin embargo, distintos acontecimientos acaecidos en los últimos años hacen imprescindible obtener una formación específica en éste ámbito, para hacer frente a los nuevos retos planteados.
Ejemplos de estos acontecimientos son: el crecimiento exponencial de documentos electrónicos en las organizaciones, la necesidad de gestionar las evidencias de la actividad empresarial y de las administraciones públicas para rendir cuentas, el desarrollo de la administración electrónica y las normas técnicas de interoperabilidad, la implementación de la factura y firma electrónica, las peculiaridades de los documentos electrónicos y su mantenimiento, la ampliación del marco normativo vinculado a los sistemas de gestión documental, la certificación de los sistemas de gestión documental mediante la serie ISO 30300 y la selección de herramientas metodológicas adecuadas.
El profesional de la gestión de documentos para hacer frente a estos retos y desempeñar con eficiencia su función precisa:

• Saber cómo analizar el contexto organizativo en el marco del cual diseñar e implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos
• Identificar y diseñar procesos y herramientas de gestión documental
• Conocer y comprender las normas e informes técnicos en los que basar una buena sistemática de la gestión documental
• Estar familiarizado con los fundamentos tecnológicos, formatos y estándares
• Saber identificar los requisitos que debe cumplir una herramienta informática de gestión documental de acuerdo a las necesidades organizativas detectadas, y proceder a su selección e implementación
• Evaluar el correcto funcionamiento del sistema de gestión documental implementado en la organización

En el Diploma de Especialización en Implantación de Proyectos de Gestión de Documentos Electrónicos (EDRMS), se traducen estos retos en contenidos, y son objeto de estudio, individual y colectivo mediante el debate, la discusión y las prácticas en el aula virtual de la universidad.

Semestre 1: Análisis y diseño de sistemas de gestión documental (13 ECTS)
Análisis del contexto organizativo (6 ECTS)

• Gestión de documentos electrónicos en el contexto de gestión de la información.
• Gestión de documentos (GD) en el contexto de sistemas de gestión ISO.
• Entorno legal y normativo en organizaciones públicas y privadas.
• Normas técnicas y estándares relacionados con la GD.
• Entorno de producción de documentos electrónicos.
• Entorno de mantenimiento y conservación de documentos electrónicos.
• Identificación de riesgos en la producción, gestión y mantenimiento de documentos electrónicos.
• Determinación del alcance de los proyectos de implantación de un SGD.

Procesos y herramientas de gestión documental (3 ECTS)

• Procesos de creación y control de documentos (creación, captura y registro de documentos, clasificación, acceso, almacenamiento, valoración y disposición, preservación, y metadatos).
• Análisis de contenidos (resumen y lenguajes documentales).

Análisis y diseño de un modelo documental (4 ECTS)

• Pautas para el análisis y diseño de SGD (función, procesos de trabajo, requisitos de autenticidad e integridad, reglas de acceso, reglas de conservación y disposición, y desarrollo de un esquema de metadatos)
• Estructura organizativa, responsabilidad y documentación de soporte (responsabilidades, equipo de desarrollo, formación, gestión del cambio, documentación del sistema, e indicadores de desempeño).

Titulación: Certificado de especialización en análisis y diseño de sistemas de gestión documental (13 ECTS)
Semestre 2: Herramientas tecnológicas de gestión documental (13 ECTS)
Fundamentos tecnológicos, formatos y estándares (4 ECTS)

• Fundamentos tecnológicos (arquitectura de sistemas y lenguajes de programación, aplicaciones de bases de datos orientadas a objetos, motores de búsqueda, ECM y módulos)
• Formatos y estándares documentales en entorno electrónico (MoReq2010, DoD 5015, OOXML,PDF, METS, OAIS, digitalización, etc.)

Selección de las herramientas e implementación (9 ECTS)

• Criterios de selección (identificación de requisitos, evaluación de ofertas, contratos, y asistencia)
• Implementación: parametrización y personalización de herramientas (objetos documentales, roles y permisos, workflows, firmas electrónicas, aplicación de políticas de disposición, visualización e integración con otras aplicaciones).
• Prácticas en una herramienta tecnológica (EDRMS).
• Gestión de proyectos tecnológicos (metodología como CCMI, métrica 3, planificación y fases del proyecto, y fases de implementación).

Titulación: Certificado de especialización en herramientas tecnológicas de gestión documental
Proyecto final de posgrado (4 ECTS)

• Además de los materiales propios de cada asignatura, el estudiante tendrá en el aula las normas ISO más representativas en la práctica de la gestión documental, y dispondrá de un EDRMS en el aula para aplicar los conocimientos teóricos obtenidos a lo largo del curso.

Perfiles:

• Licenciados / Graduados en Información y Documentación.
• Diplomados en Biblioteconomía y Documentación.
• Licenciados / Graduados en informática.
• Licenciados / Graduados en ADE que se quieran familiarizar en sistemas de gestión documental, asociados a la responsabilidad corporativa.
• Archiveros y gestores documentales de las administraciones públicas y organizaciones privadas.
• Profesionales que quieran implementar y/o participar en un proyecto de implementación de EDRMS (Electronic Documento & Records Management Systems)
• Profesionales en el diseño, implementación y auditoría de SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS y responsabilidad social: Sistemas de Calidad (ISO 9000), Sistemas de Gestión medioambiental (14000), y OHSAS 18001, Responsabilidad Social (ISO 26000), Sistemas de gestión de I+ D+ I (UNE 166.000), y la nueva norma de sistemas de gestión para documentos ISO 30300 Management Systems for Records.

Salidas profesionales

• Gestor documental en organizaciones tanto públicas como privadas.
• Líder de proyectos para la implementación de la administración electrónica.
• Líder de proyectos para el análisis, diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDRMS).
• Consultor para analizar y diseñar SGD.
• Consultor externo para el diseño de un sistema de gestión para documentos de acuerdo a la norma 30301.
• Auditor externo del sistema de gestión de los documentos de acuerdo a la norma 30301.

Algunos objetivos son

• Aprender la metodología necesaria para diseñar sistemas de gestión de los documentos como evidencias de la actividad de la organización, para probar el cumplimiento del marco legal y normativo, y poder acceder a la información contenida en los documentos
• Saber analizar el contexto organizativo de la organización en la que se debe implementar un SGD y un EDRMS
• Identificar el valor operativo y estratégico de los sistemas de gestión documental en el marco de los otros sistemas de gestión existentes en la organización, y la gestión del conocimiento
• Saber diseñar procesos y procedimientos en el marco del modelo de gestión documental de la organización, cumpliendo con los requisitos de la norma 30301
• Saber evaluar los procesos y procedimientos de gestión de documentos implementados en una organización

Algunas competencias son

• Compromiso ético
• Orientación a la calidad
• Saber aplicar la metodología adecuada para analizar el contexto organizativo, diseñar e implementar un SGD y un EDRMS
• Capacidad para definir y aplicar políticas, métodos y técnicas para gestionar, proteger, conservar y preservar documentos electrónicos y su contenido informativo
• Capacidad de elaborar y aplicar criterios y procedimientos para crear, capturar, clasificar, valorar y eliminar, y preservar documentos electrónicos
• Saber analizar los contenidos de los documentos para su indización y posterior recuperación en un EDRMS
• Capacidad de ejercer el liderazgo en proyectos de implementación de un EDRMS, en organizaciones públicas o privadas